Vind en bind werknemers aan je organisatie met behulp van de Employee Journey

Je kunt werknemers binden aan de organisatie door uitdaging te blijven bieden en een prettige omgeving te creëren die ervoor zorgt dat werknemers zich écht thuisvoelen. Dit proces start al voordat een werknemer in dienst treedt. In een Employee Journey (‘medewerkersreis’) wordt het hele proces weergegeven, van de eerste interactie tot en met de uiteindelijke uitdiensttreding. Dit kun je goed gebruiken bij het monitoren en verbeteren van de werknemerstevredenheid. In ons blog lees je alles over hoe je de Employee Journey inzet om medewerkers aan te trekken en te behouden!

Wat is een Employee Journey?

Grote kans dat je al hebt gehoord van de Customer Journey (‘klantbeleving’), maar heb je ook gehoord van de Employee Journey (‘werknemersbeleving’)? Dit houdt in dat je op dezelfde manier naar werknemers kijkt als naar je klanten. De Employee Journey is het (interne) proces dat medewerkers doormaken binnen het bedrijf. Dit proces start op het moment dat een potentiële medewerker een potentiële werkgever voor het eerst op het oog heeft en eindigt op het moment dat de medewerker uit dienst treedt (en soms pas enige tijd nadien).  Tijdens deze ‘reis’ zijn er verschillende ‘touchpoints’ waarmee de werkgever het gevoel van de medewerker over het bedrijf kan beïnvloeden, zowel positief als negatief. 

Een goede bedrijfscultuur, op basis van vertrouwen, trots, werkplezier en betrokkenheid zijn pijlers voor een positieve Employee Journey. Dit komt tot stand wanneer de ‘touchpoints’ een positieve invloed hebben op de beleving van de medewerkers. Voorbeelden hiervan zijn een goede eerste werkdag, het vieren van verjaardagen of een prettig exitgesprek.

Het gebeurt ook vaak dat een ‘touchpoint’ een negatief beïnvloedingsmoment is. Je kunt hierbij denken aan een gebrekkig inwerkproces, geen of slechte functioneringsgesprekken, het niet vieren van successen of geen oprechte aandacht voor medewerkers. Hierdoor heb je de kans dat medewerkers minder bevlogen worden en zich steeds minder betrokken voelen bij de organisatie. Dit kan een negatieve invloed hebben op de bedrijfscultuur.

Waarom is het zo belangrijk?

Het vastleggen van de Employee Journey is geen doel op zich. Het is een manier om de beleving van je werknemers in kaart te brengen. Je krijgt onder andere inzicht hoe werknemers de bedrijfscultuur ervaren. In de huidige arbeidsmarkt zullen de kandidaten steeds meer “verleid” moeten worden door werkgevers, in plaats van andersom. Door de Employee Journey goed in kaart te brengen, krijg je inzichten waarmee je aan de slag kunt gaan. Wanneer deze beleving positief is, ben je in staat om (een blijvende) indruk te maken op kandidaten en ze te binden aan de organisatie. Als deze niet positief is, dan zul je daar aandacht aan moeten besteden. Dit is een voortdurend proces.

Wanneer je op de juiste manier handelt op momenten die voor de werknemer belangrijk zijn, zullen werknemers van nature als ambassadeurs van de organisatie fungeren. Via mond-op-mond reclame of via websites die inzicht bieden in de bedrijfscultuur en transparantie bieden op het vlak van bedrijfscultuur (reviews van medewerkers), zullen klanten of potentiële werknemers op een positieve manier in contact komen met jouw organisatie. Het is dé manier om de juiste medewerkers aan te trekken en te behouden!

Hoe breng je de Employee Journey in kaart?

Het in kaart brengen van je Employee Journey is een belangrijk startpunt om medewerkers aan de organisatie te binden. De Employee Journey bestaat uit verschillende fasen: voor, tijdens en na indiensttreding. Elke fase heeft verschillende momenten waarop een medewerker beïnvloed kan worden door de werkgever. Bij het in kaart brengen van de journey is het handig om een tijdlijn te creëren.

Voor indiensttreding

Het is belangrijk om te beseffen dat de Employee Journey al begint voordat een werknemer in dienst treedt, namelijk tijdens het sollicitatieproces. Tijdens het sollicitatieproces bekijkt de kandidaat de website, social media en eventueel andere kanalen. Wat denkt de kandidaat als hij/zij naar (een van deze) kanalen kijkt? Wat is de eerste indruk die potentiële werknemers krijgen als ze naar de website van jouw bedrijf kijken? Het is van belang dat je een helder en aantrekkelijk beeld schetst over hoe het is om te werken voor jouw organisatie. Dit beeld moet natuurlijk wel kloppen met de identiteit van het bedrijf en moet passen bij de bedrijfsuitstraling. 

Verder kun je in deze fase een positieve indruk maken op potentiële werknemers door het sollicitatieproces soepel te laten verlopen. Dit kan bijvoorbeeld door een snelle reactie op de sollicitatie, door een professionele opvolging of door sollicitatiegesprek goed voorbereid te leiden. Het is belangrijk dat je laat zien dat werknemers veel voor je betekenen en dat je hen ook waardeert. Creëer intern draagvlak om dit soort processen adequaat op te volgen.

Tijdens indiensttreding

Een eerste werkdag is vaak een spannende dag voor de werknemer die niet snel wordt vergeten. In de ideale situatie start de werknemer direct in een werkomgeving, waarbij alles goed geregeld is. Denk aan een nette ingerichte werkplek, een computer, een telefoon en/of een auto van de zaak. Staat alles klaar en is het ingesteld op de nieuwe gebruiker? Verder is het belangrijk dat de nieuwe medewerker goed ontvangen wordt door leidinggevenden en collega’s. Dit heeft een enorme impact op de eerste ervaringen met de organisatie.

Daarnaast is het eerste jaar van een werknemer belangrijk, omdat hier veel momenten zijn waar je als werkgever impact maakt op de medewerker. Het inwerktraject en de bijbehorende begeleiding zijn de uitgelezen momenten om in contact te komen en te blijven met de medewerker. Door hem of haar te helpen met het onder de knie krijgen van de werkzaamheden, versterk je de band tussen jullie. Daarnaast staat deze periode in het teken van het leren kennen van de organisatiecultuur. Dit zijn de momenten, waarop de werkgever waardevolle relaties op kan bouwen met medewerkers. 

Wanneer de inwerkperiode is afgesloten, blijft het belangrijk dat je contactmomenten inplant om de voortgang van je medewerkers te evalueren. Veel bedrijven hebben dit professioneel en goed geregeld, maar andere hebben dit niet structureel vastgelegd. Eén keer per jaar een functioneringsgesprek is vaak te weinig om de ontwikkelingen en de ontwikkelbehoefte met elkaar te bespreken.

Als leidinggevende is het belangrijk dat je betrokken blijft, communiceert en werknemers blijft uitdagen om het beste uit henzelf naar boven te halen. Het is hierbij belangrijk om ook tussentijds informeel in gesprek te gaan met de werknemer. Enkele vragen die je kunt stellen tijdens dit gesprek zijn: ‘hoe vond je jouw eerste week, maand of half jaar gaan?’, ‘wat ging goed en wat kon er beter?’ en ‘waar zou je nog meer op willen focussen in je werk?’ Ga ook na hoe je waardering en feedback geeft aan de werknemer. Een oprecht gesprek en/of compliment van de leidinggevende heeft vaak een enorm positieve impact.

Na indiensttreding

Ook op het moment dat een werknemer het bedrijf verlaat, is de Employee Journey belangrijk. Wanneer iemand het bedrijf verlaat, wil je natuurlijk het liefste dat hij of zij met een positief gevoel de deur uitloopt. De manier waarop je afscheid neemt is in deze fase cruciaal. Hoe neem je afscheid van een collega die een andere uitdaging aan wil gaan? Hoe neem je afscheid bij gedwongen vertrek? Hoe neem je afscheid van stagiaires? Wat bespreek je tijdens een afscheidsgesprek? 

Dit zijn allemaal vragen die centraal staan tijdens de laatste fase van de Employee Journey. Een manier om op een respectvolle manier afscheid te nemen van werknemers is door een afscheidscadeau te geven of afscheidsfeest te organiseren. Ook bij een gedwongen traject kan een optimale begeleiding via een outplacement traject tot de mogelijkheden behoren. 

Net zoals dat de Customer Journey als hoger doel heeft dat klanten ambassadeur worden van jouw merk, is dat bij de Employee Journey ook het geval. Juist wanneer een werknemer je bedrijf verlaat, kan hij/zij een ambassadeur worden en blijven. Vraag in het afscheidsgesprek bijvoorbeeld wat het bedrijf beter had kunnen doen tijdens de verschillende fases van het dienstverband. Op die manier benadruk je nogmaals dat de werknemers centraal staan. Daarnaast is het een mogelijkheid om na een tijd (bijvoorbeeld een jaar) contact op te nemen om te vragen hoe het nu met de ex-werknemer gaat. Dit vergroot de positieve herinneringen die de werknemer heeft van de periode in jouw organisatie.

Employee Journey: het vinden en binden van werknemers

De Employee Journey is een proces dat werknemers doormaken tijdens hun tijd bij een organisatie. De Employee Journey brengt verschillende momenten in kaart die voor werknemers belangrijk zijn. Van het eerste contact met het bedrijf tot aan het afscheid: alle ‘touchpoints’ hebben invloed op het niveau van betrokkenheid onder de werknemers. Betrokken medewerkers zijn productiever en hebben een positieve invloed op de klantbeleving. Ga dus serieus met de Employee Journey aan de slag en zorg ervoor dat jouw werknemers betrokken zijn én blijven. 

Stelling: alleen betrokken medewerkers kunnen de klantbeleving positief beïnvloeden!

Eens of oneens? Laat het ons weten in een reactie!