Hoe zorg je voor een goede eerste werkdag van een nieuwe werknemer?

#1 Enthousiasmeren

Een werknemer start meestal niet direct de dag nadat hij of zij het contract heeft getekend. Vaak zitten hier nog een paar weken tussen. Om de betrokkenheid op te bouwen en de nieuwe werknemer enthousiast te maken over zijn nieuwe uitdaging is het waardevol om er vóór de eerste werkdag al mee bezig te zijn!

Stuur bijvoorbeeld alvast wat informatie zijn of haar kant op. Ook het koppelen van collega’s aan de nieuwe werknemer op LinkedIn is een vorm van een warm welkom. Mocht je een speciale bijeenkomst of activiteit hebben gepland in de periode voor de startdatum kan het leuk zijn hem of haar hiervoor uit te nodigen. Denk aan een teamuitje, training of workshop. Tot slot, voeg de werknemer toe aan de groepsapp. Zo kan hij of zij sfeer proeven nog voordat de nieuwe uitdaging begint. 

#2 Voorbereidingen treffen

Naast het enthousiast maken van de nieuwe werknemer zijn er nog meer taken die voorbereid moeten worden wil je voor een goede eerste werkdag zorgen. Je wilt dat de nieuwe werknemer meteen goed van start kan gaan. Zaken die je op voorhand geregeld wilt hebben zijn o.a.: 

• Het team informeren over de komst van een nieuwe collega
• Het in orde maken van een werkplek en de daarbij horende faciliteiten
• Een onboarding programma bepalen
• Een eerste werkdag planning maken
• Een buddy bepalen

#3 Warm welkom

De dag is daar en de nieuwe werknemer komt netjes op tijd aan op de locatie. Nu is het tijd voor een een warm welkom. De eerste stap is het opvangen van de werknemer door iemand met wie hij of zij al kennis gemaakt heeft tijdens de sollicitatieprocedure. Op die manier voelt het al vertrouwd. Daarnaast zorgt een welkomstpraatje met een kopje koffie of thee voor een goede sfeer. Geef hierbij ook aan wat de dagplanning van vandaag is!

Een leuke extra die bijdraagt aan een warm welkom is het geven van een gift aan de werknemer. Dit kan in de vorm van een kleinigheidje, bijvoorbeeld een pen, schrijfblok of iets anders met het logo van jouw organisatie. Sommige bedrijven gaan hier nog verder in, maar dat is zeker geen vereiste. Het gaat om het idee, wat bijdraagt aan een warm welkom van de nieuwe werknemer. 

#4 Rondleiding

Na de welkomst is het tijd voor de rondleiding door de werkomgeving. Of je het hele kantoor of gebouw laat zien of alleen het gedeelte waar de nieuwe werknemer komt te werken is aan jou. 

Toch is het voor een nieuwe werknemer uitermate interessant en waardevol om alle onderdelen van de organisatie te zien. Eventueel kan je dit uitstellen tot later in het onboarding programma. 

#5 Kennismaken met collega’s

Tijdens en na de rondleiding is het tijd dat er kennisgemaakt wordt met de andere collega’s. Wanneer aan mensen wordt gevraagd wat ze het leukste vinden aan hun werk, worden collega’s vaak als eerst genoemd. Collega’s bepalen grotendeels of iemand met plezier naar zijn of haar werk gaat.

Op het moment dat je een collega tegenkomt introduceer je de nieuwe werknemer kort door aan te geven wie hij of zij is en wat zijn of haar rol is. Als het goed is volgt er dan een kort gesprekje tussen de collega’s. 

Voor directe collega’s waarmee de nieuwe werknemer veel mee zal gaan samenwerken is een uitgebreide kennismaking nodig. Toch is het verstandig om de eerste kennismaking enigszins kort te houden. Zorg ervoor dat directe collega’s een langer moment samen krijgen. Dit kan ook met meerdere collega’s tegelijkertijd, bijvoorbeeld met het team waar de nieuwe werknemer in komt te werken. 

#6 Afspraken maken

Na het welkom, de rondleiding en de kennismaking is het tijd om eens rustig te gaan zitten en wat zaken door te spreken. Ten eerste is het goed om te schetsen hoe het werken binnen jullie organisatie eruitziet. Wat zijn de geschreven en ongeschreven regels? Hoe ziet het inwerktraject eruit? Wat verwachten jullie in de eerste periode van elkaar? Wanneer zijn de evaluatiemomenten?

Allerlei zaken komen hierin naar voren. Wat je precies doorspreekt is per situatie verschillend, maar neem hier rustig de tijd voor.  Op die manier bied je de nieuwe werknemer de kans om alle vragen te stellen die hij of zij op dat moment heeft.

#7 Buddy koppelen

Bij de meeste organisaties is het gebruikelijk om een nieuwe werknemer te koppelen aan een “buddy”. De nieuwe werknemer wordt aan een buddy gekoppeld met dezelfde of een vergelijkbare functie. De buddy kan de werknemer op een persoonlijke manier wegwijs maken. 

Doordat een werknemer in het begin de collega’s nog niet goed kent en niet precies weet bij wie er aangeklopt moet worden voor specifieke vragen kan hij of zij hiervoor altijd terecht bij de buddy. De buddy kan de vragen beantwoorden of hem of haar linken met de juiste persoon die daarover gaat. Dit zorgt voor een gevoel van vriendschap op de werkvloer, vertrouwen en persoonlijk contact. Zorg dat de nieuwe werknemer kennismaakt met de buddy! 

#8 Informatie voorziening

Dan is het tijd om écht te starten. Het komt veel voor dat een nieuwe werknemer een informatiepakket krijgt. Dit kan zowel offline als online zijn. Op deze manier wordt de nieuwe werknemer wegwijs in de processen, producten/diensten, de branche etc. Hier is zeker niks mis mee, maar het is af te raden de werknemer de rest van de dag zich in te laten lezen. Dit is niet bepaald het meest spannende en door alle nieuwe indrukken is het maar de vraag hoeveel informatie er echt opgenomen wordt. 

Wat de informatievoorziening een stuk leuker maakt is het meekijken met verschillende mensen. Plan op verschillende afdelingen een half uurtje tot uurtje in om met iemand mee te kijken. Op die manier is de informatievoorziening leuker, socialer en interactiever. Dit hoeft overigens niet allemaal op de eerste dag, maar kun je uitspreiden over de eerste week of weken.

#9 Aan de slag

Introduceren, luisteren en lezen. Allemaal belangrijk, maar niet het leukste. Een nieuwe werknemer wil graag aan de slag gaan, dus bied hem of haar ook die kans. Vanzelfsprekend is het lastig om een werknemer taken te geven waarbij de benodigde kennis nog ontbreekt. Daarentegen zijn er vast en zeker taken die alvast uitgevoerd kunnen worden. 

Zet hem of haar daarom ook op de eerste werkdag al aan het werk! Een werknemer die direct aan de slag gaat zal bij thuiskomst zeer waarschijnlijk enthousiast reageren op de vraag hoe de eerste werkdag was als hij of zij direct productief bezig is geweest!

#10 Toon interesse

Misschien wel het belangrijkste van allemaal is dat je interesse toont! Niet alleen aan het einde van de dag is het belangrijk om te vragen hoe de eerste werkdag is ervaren, maar gedurende de hele dag is het tonen van interesse essentieel!

Daarbij is het van grote waarde voor jou. Een nieuwe werknemer heeft een een frisse blik op de organisatie. Wat ziet de werknemer voor kansen of problemen? Deze informatie is ontzettend waardevol! Daarbij is het zo dat door dit soort vragen iemand zich gehoord en gewaardeerd voelt!

Stelling: je kunt een nieuwe werknemer op zijn of haar eerste dag niet direct aan het werk zetten!

Eens of oneens. Laat het ons weten in de reacties!