Effectief beoordelingsgesprek voeren als leidinggevende: 15 tips

Haal het maximale uit jouw beoordelingsgesprekken

Door tijd en moeite te investeren in de beoordelingsgesprekken motiveer je niet alleen jouw werknemers om het beste uit zichzelf te halen, maar versterk je ook de onderlinge relaties en bevorder je een positieve bedrijfscultuur.

Hieronder geven we 15 praktische tips en inzichten om je voor te bereiden op het voeren van het beoordelingsgesprek en er het beste uit te halen!

#1 Bereid je goed voor

Een goede voorbereiding is het halve werk. Voordat je een beoordelingsgesprek met een werknemer gaat voeren, is het goed om voldoende informatie te verzamelen. Denk aan informatie uit de vorige gesprekken, zoals uitdagingen, verbeterpunten en successen. Wat is de uitkomst van de eerdere gesprekken? Zorg ervoor dat je inzicht hebt in recente prestaties.

Verder is het belangrijk dat je jouw beoordeling gevormd hebt, en weet wat je gaat vertellen. Stel voorafgaand aan het gesprek een agenda op, zodat beide partijen weten wat er ongeveer besproken gaat worden.

#2 Voer een face-to-face beoordelingsgesprek

Een beoordelingsgesprek is een persoonlijk en belangrijk moment waarin je als leidinggevende de prestaties van de werknemer bespreekt. Dit maakt het van groot belang dat je de tijd neemt om een face-to-face beoordelingsgesprek te voeren.

Een mailtje of telefoontje met feedback is niet voldoende. Hierdoor lijkt het alsof je niet genoeg om de ontwikkeling van de werknemer geeft en er verder geen tijd aan wilt besteden. Maak het beoordelingsgesprek ook geen groepsdingetje: houd een 1-op-1-gesprek waarin je alle aandacht aan de werknemer geeft en waarin er ruimte is voor een open en vertrouwelijk gesprek.

#3 Comfortabele, veilige en open omgeving

Houd er rekening mee dat jouw werknemers mogelijk nerveus zijn voor het beoordelingsgesprek. Verminder die angst door ze op hun gemak te laten voelen. Dit doe je bijvoorbeeld door het gesprek in een rustige ruimte te houden die privacy biedt. Ook kun je kiezen voor een informelere setting, zoals in de buitenlucht of in een koffiebar.

Bied jouw werknemer ook wat comfort aan. Zorg ervoor dat er drinken zoals koffie, thee of water beschikbaar is, en overweeg zelfs om wat lichte snacks aan te bieden. Dit helpt om een informele en ontspannen sfeer te creëren.

#4 Kom niet met verrassingen

Is er probleem dat je graag wilt bespreken? Voor het beoordelingsgesprek zou de werknemer zich al bewust moeten zijn als er een probleem is. Kom dus niet plotseling met een grote verrassing over iets wat nog nooit eerder is besproken. Wacht je met het probleem uit te spreken tot aan het beoordelingsgesprek? Dan schaadt dit wellicht de motivatie van jouw werknemer.

#5 Geef regelmatig feedback

De werknemer hoort zich dus niet pas tijdens het beoordelingsgesprek bewust te worden van een al langer spelend probleem. Beperk je niet tot het beoordelingsgesprek, maar geef tussendoor ook feedback. Dit hoeven geen uitgebreide gesprekken te zijn, maar regelmatige en gerichte feedbackmomenten kunnen veel impact hebben.

Geef jouw werknemers de kans om tussen de beoordelingsgesprekken door te groeien en zich te verbeteren in hun werk. Creëer een open cultuur waarin het delen van feedback gemotiveerd wordt, door zelf het goede voorbeeld te geven.

#6 Wees eerlijk

Hoewel het niet altijd even makkelijk is om verbeterpunten aan te kaarten, aarzel niet om het ter sprake te brengen. Door openlijk te communiceren over zowel sterke punten als gebieden die verbetering nodig hebben, geef jij je werknemers de kans om zich verder te ontwikkelen.

Het is belangrijk om een sfeer van vertrouwen en transparantie te creëren, waarin werknemers weten dat er eerlijke feedback wordt gegeven met hun professionele groei in gedachten.

#7 Wees objectief

Wees niet alleen eerlijk, maar ook objectief in je beoordeling. Misschien vind jij wel het één, maar vindt jouw werknemer het ander. Laat jouw vooroordelen en voorkeuren naast je, en kijk naar de feiten. Voorkom dat je werknemers met elkaar vergelijkt. Evalueer het werk volledig individueel, gericht op de carrièrevoortgang en vaardigheden van deze persoon.

#8 Gebruik voorbeelden

Om jouw objectieve beoordeling te ondersteunen, gebruik je relevante voorbeelden die concreet en tastbaar zijn. Leg dus de focus van de voorbeelden op prestaties en gedrag van de werknemer:

• Bij het geven van positieve feedback is het waardevol om specifieke situaties te benoemen waarin de werknemer uitblonk en welke positieve impact dit had op de organisatie. Bijvoorbeeld: de werknemer behaalde de deadline van een project met succes, waardoor de verkoopcijfers zijn gestegen.
• Bij het geven van verbeterpunten is het belangrijk om voorbeelden te gebruiken van hetgeen dat verbetering nodig heeft. Bijvoorbeeld: de werknemer had moeite met communiceren met collega’s, wat leidde tot misverstanden.

#9 Luister naar jouw werknemers

Ondanks dat een beoordelingsgesprek in zijn origine het gesprek is waar jij als leidinggevende voornamelijk zendt, hoeft het niet alleen eenrichtingsverkeer te zijn. Moedig hen aan om hun gedachten, inzichten of suggesties te delen van de afgelopen periode.

#10 Stel samen doelen

Leg in het beoordelingsgesprek niet alleen de focus op het verleden, maar maak met elkaar ook doelen voor de toekomst.

Zorg ervoor dat deze doelen meetbaar en haalbaar zijn: maak ze SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Op deze manier heb je een duidelijk doel voor ogen voor het volgende beoordelingsgesprek en hebben jouw werknemers een richtpunt om naartoe te werken. Dit geeft extra focus en motivatie voor de toekomst.

#11 Bied groeimogelijkheden aan

Wanneer je zowel de sterke punten als verbeterpunten van de werknemer hebt besproken, is dit het perfecte moment om ontwikkelingsmogelijkheden aan te bieden. Zijn er trainingen of opleidingen die passen bij de doelen en ambities van jouw werknemer? Bespreek welke opties er beschikbaar zijn en wat het beste aansluit bij zijn of haar behoeften.

#12 Een balans tussen positief en kritisch

Hoewel het beter is om negativiteit te vermijden, is het niet verkeerd om kritisch te zijn wanneer dat nodig is, vooral wanneer er problemen zijn met de prestaties van werknemers.

Geef jouw werknemers constructieve feedback. Dit houdt in dat je niet alleen de sterke punten, problemen en verbeterpunten benoemd, maar ook suggesties geeft en ze oplossingen biedt om beter te worden in hun werk. Het is opbouwende feedback op een positieve toon, waarbij je de ander de mogelijkheid geeft om te leren en te groeien. Laat ook jouw werknemers aan het woord om te reageren op deze feedback.

#13 Eindig het gesprek positief

Nadat je de prestaties van de werknemer hebt besproken, feedback hebt gegeven en samen doelen hebt vastgesteld, is het belangrijk om de werknemer te motiveren. Eindig het beoordelingsgesprek met een positieve noot!

Benadruk de sterke punten en successen van de werknemer, geef complimenten en erken het werk dat zij of hij doet.

#14 Follow-up

Sluit het gesprek af met duidelijke actieplannen, zodat zowel jij als de werknemer weten welke stappen er de komende periode genomen moeten worden. Blijf regelmatig contact houden met de werknemer om de voortgang te bespreken, bijvoorbeeld door middel van tussentijdse evaluaties.

#15 Houd elke beoordeling bij

Houd na elke beoordeling bij wat er is besproken. Sla de documentatie op een veilige, toegankelijke manier op. Dit maakt het mogelijk om eerdere prestaties, feedback en doelstellingen te herzien en te evalueren. Zo leg je een waardevolle basis voor toekomstige beoordelingsgesprekken.

Beoordelingsgesprek voeren als leidinggevende

Door je goed voor te bereiden, een comfortabele en veilige omgeving te creëren en eerlijk en objectief te zijn, leg je een stevige basis voor waardevolle beoordelingsgesprekken met je werknemers. Het is essentieel om open te staan voor feedback en actief naar ze te luisteren, zodat je hun behoeften begrijpt en samen doelen kunt stellen.

Daarnaast is het belangrijk om groeimogelijkheden aan te bieden en een balans te vinden tussen positieve erkenning en constructieve kritiek. Het eindigen van het gesprek op een positieve noot en het opvolgen van de besproken punten zorgt voor een gevoel van betrokkenheid en voortgang. Vergeet niet om elke beoordeling bij te houden en regelmatig feedback te geven, zodat de ontwikkeling van je werknemers continu gestimuleerd wordt.

Stelling: Het geven van regelmatige feedback is belangrijker dan de beoordelingsgesprekken.

Eens of oneens? Laat het weten in de reacties!