Een goede voorbereiding als werkgever op de zomerperiode: 8 tips

#1 Inplannen van de vakanties als voorbereiding op de zomerperiode

Op tijd beginnen met plannen is erg belangrijk voor een goede voorbereiding op de zomerperiode. Vraag je werknemers of ze zo vroeg mogelijk hun vakantiedagen willen aanvragen. 

Communiceer een uiterlijke datum voor wanneer alle werknemers hun vakantie moeten aanvragen. Als werkgever heb je vervolgens twee weken de tijd om bezwaar te maken. Wanneer je dit niet doet, dan ligt de vakantie vast.

Reageer zo snel mogelijk op een vakantieaanvraag. Op die manier voorkom je dat het er tussendoor glipt en je geen bezwaar meer kunt maken, met als gevolg misschien een personeelstekort. 

Daarnaast is het vaak voor de werknemers ook fijn om snel reactie te krijgen op hun aanvraag. Misschien hebben ze al gekeken welke vakantie ze willen boeken. Als het te lang duurt voordat je reageert, bestaat de kans dat werknemers hun vakantie al gaan boeken om te voorkomen dat ze misgrijpen. 

HRM-software maakt het plannen van vakanties een stuk makkelijker. Werknemers vullen hierin zelf hun vakantieaanvraag in. Werknemers krijgen vervolgens een herinnering om de vakantie goed te keuren. Dit zorgt ervoor dat je niet snel vergeet te reageren en een vakantie automatisch wordt goedgekeurd na twee weken. 

#2 Wie het eerst komt heeft geluk

Wanneer jij een complete vakantieplanning maakt, krijg je een duidelijk overzicht hoeveel bezetting je hebt tijdens de vakantieperiode. Krijg je een vakantieaanvraag die niet past bij de minimale vereiste bezetting? Dan komt het voor dat je de vakantieaanvraag moet weigeren. 

Maak dit duidelijk aan je werknemers. Dit zal jouw werknemers stimuleren om op tijd hun vakantie aan te vragen. 

Spreek duidelijke regels af met je werknemers. De ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’ regel lijkt in eerste instantie het eerlijkst, maar ook hieraan hangen regels. Als je hier geen regels aan hangt heeft een werknemer de ruimte om een hele periode vooruit te plannen om te voorkomen dat andere collega’s die vakantieperiode ‘inpikken’. Dit zorgt ervoor dat andere collega’s zo nooit kans maken om in die periode vrij te zijn.

Hanteer de ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’ regel, maar laat teams eerst onderling met elkaar overleggen. Teams moeten hierin de balans zien te vinden. Heeft de werknemer het ene jaar vrij in de periode hij of zij graag wilde, dan heeft een andere werknemer het jaar erna de eerste keus. 

Hiermee zorg je ervoor dat er altijd genoeg bezetting is en dat het eerlijk wordt verdeeld bij werknemers onderling. 

Spreek een minimale bezetting af en pas de werkdruk aan in de vakantieperiode, zodat taken overgenomen kunnen worden. 

Heb je alsnog te maken met onderbezetting? Kijk wie het team voor de vakantieperiode wil versterken. Heb je een stagiaire die nog een vakantiebaan zoekt, zijn er parttimers die meer uren willen maken in de zomer of zijn er freelancers of uitzendkrachten beschikbaar?

Hiermee voorkom je een te hoge werkdruk bij je werknemers en wordt de bezetting eenvoudig en op een betaalbare manier aangevuld. 

#3 Deel het schema als voorbereiding op de zomerperiode

Ben je bezig met een vakantieplanning? Deel zo snel mogelijk de planning met je werknemers. Zo is iedereen op de hoogte wie wanneer weg is en kunnen zij dit gebruiken in de voorbereiding op de zomerperiode. Moeten er bijvoorbeeld bepaalde taken van elkaar overgenomen worden? Dan moet dit op tijd worden overgedragen. 

Daarnaast kunnen werknemers zelf zien wanneer de minimale bezetting is bereikt binnen een bepaalde periode. Zij weten dat ze op dat moment geen vrij meer kunnen vragen en zien overzichtelijk wanneer het nog wel mogelijk is. Dit voorkomt dat je regelmatig vakantieaanvragen moet afkeuren.

#4 Collectieve vakantie of vakantie-vrije-periode

In het hoogseizoen is het bij veel bedrijven een stuk rustiger en rendabeler om het bedrijf te sluiten. Dit gebeurt bijvoorbeeld veel in de bouw, dit wordt ook wel de bouwvak genoemd. Werknemers zijn in die periode verplicht vrij.  

De horeca bijvoorbeeld is daarentegen in die periode juist heel erg druk. Bij veel horecazaken geldt dan ook de regel dat ze in het hoogseizoen geen vakantie op mogen nemen. Wil een werknemer in deze periode toch vrij zijn, dan moet dit ver van tevoren aangevraagd worden, zodat er een oplossing gevonden kan worden.

#5 Thuiswerken

Zijn ouders gebonden aan het hoogseizoen, omdat ze bijvoorbeeld jonge kinderen hebben en moeilijk opvang kunnen regelen? Dan is thuiswerken een goede oplossing. Op die manier hoeven zij geen opvang te regelen, maar gaat het werk toch door en blijft er voldoende bezetting.

Zorg als werkgever voor alle benodigdheden om efficiënt en ergonomisch thuis te werken. Geef werknemers de ruimte om hun bureaustoel mee naar huis te nemen, bied ze een thuiswerk computer aan of zorg ervoor dat ze vanuit huis toegang hebben tot de werkserver. 

#6 Vakantie stimuleren

Stress op het werk zorgt voor een slechtere productiviteit en een hoger ziekteverzuim. Daarom is het belangrijk om zo nu en dan een pauze in te lassen. Wanneer werknemers aan één stuk door blijven werken en zichzelf nooit even wat rust gunnen, dan is de kans op stress groter. 

Vakantie zorgt daarnaast ook voor meer creativiteit en innovatieve ideeën. Tijdens je vakantie stel jij je meer open voor nieuwe ervaringen die afwijken van je dagelijkse sleur. Door nieuwe dingen te ontdekken wordt je creativiteit gestimuleerd, wat leidt tot innovatieve ideeën.

Houd goed in de gaten wie van je werknemers al een langere tijd aan het doorwerken is zonder even een pauze in te lassen. Wijs ze hierop en stimuleer ze om vakantie te nemen. Geef ze het gevoel dat ze ruimte hebben om vrij te nemen.

#7 Onbeperkt betaalde vakantiedagen

Kleine en middelgrote bedrijven zien steeds meer in wat het voordeel is om onbeperkt verlof aan te bieden. Werknemers kunnen onbeperkt betaald verlof aanvragen, mits zij hun werk afgerond hebben en de bedrijfsactiviteiten gewoon doorlopen. 

Hiermee ervaren werknemers meer ruimte voor vrijheid en rust en een betere werk-privébalans. Doordat zij het vertrouwen krijgen om onbeperkt vrije dagen aan te vragen voelen zij zich meer betrokken bij de organisatie en ze werken productiever. 

Naast het plannen van vakanties zijn deze onbeperkte verlofuren ook ideaal voor andere situaties, zoals een ziek familielid waarvoor een werknemer thuis moet zijn, rouwverwerking, slaap inhalen of een activiteit van je kind bijwonen. Je bent als werknemer vrij in hoeveel dagen je vrij neemt, maar ook in hoe je de dagen indeelt.

De voordelen van onbeperkt verlof voor jou

• Je bespaart geld, omdat je niet meer verplicht bent om ongebruikte vakantiedagen uit te betalen. 
• Het bevordert het wervingsproces, omdat het idee van onbeperkt verlof aanspreekt bij veel kandidaten. Aangezien maar een klein aantal bedrijven onbeperkt verlof aanbieden, heb je alvast een streepje voor op de concurrenten.
• De productiviteit wordt verbeterd. Omdat mensen meer rust en werkgeluk ervaren, zijn ze gemotiveerd en gefocust waardoor ze productiever werken. 

Voordat je dit beleid doorvoert is het belangrijk om het een en ander voor jezelf na te gaan. Hoe verloopt bijvoorbeeld de communicatie onderling tussen werknemers en managers? Communicatie is met dit beleid erg belangrijk. Het is namelijk niet de bedoeling dat je zomaar zonder overleg vrij neemt. Net als bij een traditioneel beleid moeten vakanties goed afgestemd en ingepland worden om onderbezetting te voorkomen. 

Medewerkers voelen zich misschien bezwaard om vrij te nemen, omdat ze het gevoel hebben zich te moeten bewijzen op het werk. Moedig ze aan om vrij te nemen en geef het goede voorbeeld. Wanneer jij zelf vakantie opneemt breng je medewerkers op het idee om dit ook te doen.

#8 Zorgplicht

Je bent als werkgever verplicht om je werknemers in staat te stellen hun vakantiedagen op te nemen. Vervolgens houd je van elke werknemer overzichtelijk de vakantiedagen bij. 

Een onderdeel van de zorgplicht is het toegankelijk maken van een overzicht van het vakantie-uren-saldo per werknemer. Daarnaast moet je als werkgever vakantierechten van werknemers goed bijhouden.

Een goede voorbereiding van de zomerperiode!

De vakantieperiode komt eraan en dat vraagt om een goede voorbereiding. Maak ruim van tevoren een duidelijk vakantieplanning, deel deze planning met alle werknemers en zorg voor een minimale bezetting. 

Zorg voor een betere productiviteit en lager ziekteverzuim door vakanties te stimuleren en onbeperkt betaald verlof aan te bieden.

Tot slot is het belangrijk, voor de zorgplicht, om een goede administratie bij te houden van de vakanties en dit ook te delen met je werknemers.

Stelling: het aanbieden van onbeperkt betaald verlof is voordeliger voor je bedrijf dan een max aantal vrije dagen aan te bieden.

Eens of oneens? Laat het ons weten in de reacties.