Feedback geven: hoe geef je constructieve feedback?

Wat is feedback?

Voordat er gekeken wordt hoe je feedback kan geven is het van belang om goed te begrijpen wat het nou eigenlijk is. Feedback is een reactie op een bepaald proces of gedrag. De term ‘feedback’ wordt gebruikt om positieve of negatieve informatie van eerdere acties of gedrag van een individu te beschrijven. Het is de communicatie naar een ander die de informatie kan gebruiken om in het vervolg te bepalen welk gedrag te vertonen.

Constructieve feedback is ondersteunende feedback die bedoeld is om verbeterpunten te identificeren en om een ander te helpen ontwikkelen. Zowel bij het geven van positieve als negatieve feedback is het belangrijk dat het opbouwend is: constructief. Je geeft feedback om iemand verder te helpen!

Waarom is feedback geven belangrijk?

Feedback geven, zowel positief als negatief, is erg nuttig. Het is namelijk dé manier om situaties in de toekomst beter te laten verlopen. Of het nu gedrag is dat jij graag anders ziet of juist gedrag dat doorgezet moet worden, het helpt zowel de gever als de ontvanger met presteren.

Zo kan feedback mensen helpen om een probleem op te lossen, te motiveren, belangrijke beslissingen te nemen en om te ontwikkelen. Ook zorgt het voor goede communicatie, meer transparantie en een betere samenwerking.

Zo kan iemand bijvoorbeeld onbewust gedrag vertonen waar een ander moeite mee heeft. Zonder feedback zal deze persoon niet eens in de gaten hebben wat er gebeurd. Feedback is hele waardevolle informatie!

Hoe geef je constructieve feedback?

Nu het duidelijk is wat feedback is en waarom het geven van feedback zo belangrijk is, geven we hieronder 8 tips hoe je constructieve feedback geeft!

#1 Bereid je voor

Ga van te voren goed na waarom je feedback wilt geven . Het geven van feedback is bedoeld om de situatie rondom gedrag van de persoon waarover het gaat te verbeteren. Dat bereik je niet door hard, kritisch of beledigend te zijn!

Je bereikt veel meer als je aanpak doordacht is en gericht op verbetering. Dat wil niet zeggen dat feedback altijd positief moet zijn, maar wel eerlijk en evenwichtig. Bedenk daarom van te voren wat je wilt gaan zeggen.

Dat betekent niet dat je een uit je hoofd geleerde tekst moet opdreunen, maar wel dat je op voorhand nadenkt over wat je zegt. Dit zal helpen om op koers te blijven en er samen positief uit te komen.

#2 Kies je moment

Kies het juiste moment om feedback te geven. Het is verstandig om niet te lang te wachten na het moment van de situatie waar het om draait. Hoe eerder je het doet, hoe meer de persoon het verwacht en hoe minder het komt als een verassing.

Let wel op dat wanneer het geven van feedback zeer emotioneel kan worden, het beter is om te wachten totdat iedereen gekalmeerd is. De ontvanger zal beter luisteren en je voorkomt dat er dingen worden gezegd waar je later spijt van krijgt.

Verder is het niet verstandig om kritische feedback te geven op een moment waar anderen bij zijn. Zorg voor een veilige plek om te praten waar je niet wordt gestoord of afgeluisterd.

#3 Breng het vanuit jezelf

Geef feedback vanuit jouw perspectief. Gebruik ook altijd de ik-vorm. "Ik voelde mij gekwetst toen je mijn suggestie “het slechtste idee ooit” noemde in het bijzijn van onze baas.” Klinkt anders dan: "Je was gisteren lomp en ongevoelig”. Op deze manier vermijd je de persoon een label te geven.

Vermijd ook feedback te geven op iets wat je zelf niet ervaren hebt. Benoem geen verhalen van anderen waar jij zelf helemaal niet bij was. Dit is feedback die je nooit goed kan onderbouwen en het kan opgevat worden als geroddel.

#4 Wees specifiek

Als je iemand aangeeft dat hij of zij onprofessioneel was, wat betekent dat dan precies? Was de persoon te luidruchtig, te nonchalant, te luchtig, te vriendelijk of te informeel gekleed? Geef specifiek aan wanneer en wat je waarnam. Dit zorgt ervoor dat jij je aan de feiten houdt en er minder ruimte is voor onduidelijkheid.

Door het specifiek te houden zorg je er ook voor dat je niet gaat overdrijven. Wanneer je globaal iets uitlegt ben je snel geneigd woorden als ‘nooit’, ’alles’ en ‘altijd’ te gebruiken. Deze woorden werken averechts, omdat de persoon waarschijnlijk in de verdediging schiet.

#5 Bespreek de impact

Word niet persoonlijk en probeer de ander niet de schuld te geven van dingen. Bespreek altijd de directe impact van het gedrag. Wijs op de gevolgen van het gedrag van de ander en wees opnieuw zo specifiek mogelijk.

Leg uit wat voor jou de negatieve gevolgen zijn. Uitspraken als 'het gaf me een gevoel' en 'ik heb gemerkt dat' zijn moeilijker om tegen te spreken. Daarnaast voorkomt het een discussie over de gevolgen, omdat het jouw ervaringen zijn.

#6 Beperk je focus

Voorkom dat je tijdens een feedback moment een hele waslijst aan punten opnoemt. Dit zal er vast en zeker voor zorgen dat de ontvanger zich aangevallen en bekritiseerd voelt. Bespreek daarom maximaal 2 punten waarover je feedback geeft!

Focus je ook op de punten die de ontvanger daadwerkelijk kan veranderen of beïnvloeden. Het heeft geen zin om diep in te gaan op randzaken die toch niet aangepakt kunnen worden. Dit zorgt alleen maar voor extra frustratie en het lijdt af van de zaken die wel verbeterd kunnen worden.

#7 Benoem ook positieve punten

Zorg ervoor dat je niet alleen maar negatief nieuws brengt, maar benoem ook positieve punten. Positieve punten helpen de ontvanger zich op zijn gemak te laten voelen. Sluit ook af met een positieve toon, anders kan de persoon zich moedeloos of waardeloos voelen.

Probeer dit wel te reduceren, want het doel van constructieve feedback is om gedrag te veranderen. Wanneer de ontvanger alleen maar positiviteit hoort, zal de boodschap om gedrag te veranderen niet goed aankomen.

#8 Stel concrete suggesties voor

De belangrijkste boodschap moet zijn dat je hem of haar wilt helpen te groeien en ontwikkelen. Zorg ervoor dat jullie allebei weten wat er moet gebeuren om de situatie te verbeteren. Geef daarom een klein aantal concrete actiegerichte suggesties die de andere persoon in de toekomst kan uitvoeren om het gedrag te veranderen.

Als de ontvanger zich hier in kan vinden dan kun je er vervolg aan geven. Stel doelen en maak plannen om de voortgang te volgen en te evalueren. Indien je het niet overal mee eens bent, is het goed om het perspectief van de persoon te vragen. Op deze manier wordt de oplossing zelf bedacht en blijft er een positief gevoel hangen.

Geef constructieve feedback!

Feedback geven is een vaardigheid en het leren van een vaardigheid vergt inspanning en oefening. Feedback is een reactie op een bepaald proces of gedrag. Feedback is hele waardevolle informatie!

Het geven van feedback is bedoeld om de situatie rondom gedrag van de persoon waarover het gaat te verbeteren.Kies het juiste moment om feedback te geven. Het is verstandig om niet te lang te wachten na het moment van de situatie waar het om draait.Geef feedback vanuit jouw perspectief. Gebruik ook altijd de ik-vorm. Voorkom dat je tijdens een feedback moment een hele waslijst aan punten opnoemt. Zorg ervoor dat je niet alleen maar negatief nieuws brengt, maar benoem ook positieve punten. Geef ook een klein aantal concrete actiegerichte suggesties die de andere persoon in de toekomst kan uitvoeren om het gedrag te veranderen.  

Stelling: zonder het geven van feedback kan een team niet goed samenwerken!

Eens of Oneens? Laat het ons weten via de reacties?