Zo blijf je gefocust in vergaderingen: 8 tips

#1 Bereid je lichamelijk voor

Een goed begin is het halve werk. Wanneer je genoeg energie hebt, heeft dit positief effect op je concentratievermogen tijdens een vergadering. Het hebben van een goede nachtrust verbetert zowel je concentratie als je prestaties op het werk. Zorg voor minimaal zeven uur slaap per nacht, ga voor middernacht slapen en probeer iedere avond op hetzelfde tijdstip te gaan slapen. Zo heb je een beter ritme en een betere nachtrust. Zo voorkom je dat je uitgerust bent en let je beter op in vergaderingen.    

Haal je energielevel omhoog door voor de vergadering iets te eten. Honger verslechtert je concentratie en door de juiste voedingsstoffen binnen te krijgen werken je lichaam en je hersenen op hun best. Ga wel voor een gezonde snack die jou - ook op de langere termijn - energie geeft, zoals een banaan, een stukje pure chocolade of een handjevol noten.

Als laatste zorgt lichaamsbeweging voor de vergadering dat je meer gefocust bent. Ga niet voor een zware training, dit maakt je alleen nog maar meer moe. Een korte wandeling kan al genoeg zijn om jou voldoende energie te geven!

#2 Vragen voorbereiden voor de vergadering

Is er onduidelijkheid over een nieuw project binnen het bedrijf? Of heb je vragen over de samenwerking van de teams?  

Wanneer je het doel van de vergadering voor ogen hebt, is het een goed idee om voor de vergadering al te bedenken of je met vragen zit. Het voorbereiden van vragen zorgt ervoor dat je gedachten minder snel afdwalen. Je hebt namelijk een bepaald doel voor de vergadering, waardoor je gefocust blijft en naar dat doel streeft, namelijk het beantwoord hebben van jouw vraag.  

#3 Vermijd afleidingen

Hoewel het niet altijd mogelijk is om alle afleidingen te vermijden, kun je wel een aantal dingen doen om afleiding te verminderen en gefocust te blijven in vergaderingen. Laat bijvoorbeeld je telefoon op je bureau liggen als je deze niet nodig hebt. Het is namelijk heel verleidelijk om 'even snel' op je telefoon te kijken wanneer je een update of melding binnen ziet komen. Naast dat je hierdoor misschien wel een belangrijk onderdeel van de vergadering mist, kom je ook erg ongeïnteresseerd over. Probeer ook geen aantekeningen te maken op een telefoon of tablet, maar kies voor een notitieboekje. 

Ook het kiezen van de juiste plek vermindert het aantal afleidingen tijdens de vergadering. Kies bij voorkeur de stoel waarbij je met je rug naar het raam zit. Zo voorkom je dat je naar buiten staart en gaat dagdromen. Wordt er een presentatie gehouden? Door wat meer vooraan te zitten houd jij je focus erbij.

#4 Houd de tijd bij

Wanneer je van tevoren weet hoelang een vergadering duurt, is het makkelijker om je te concentreren. Je weet dan namelijk hoelang jij je aandacht erbij moet houden.

Door elke vergadering te timen, bijvoorbeeld door de begin- en eindtijd op te schrijven, weet jij hoeveel tijd de vergadering in beslag neemt. Als je door te timen leert dat een vergadering ongeveer 40 minuten duurt, is het gemakkelijker voor jou om je concentratie erbij te houden.  

#5 Maak aantekeningen

Soms is het lastig om je concentratie erbij te houden als je een uur aan een stuk naar anderen luistert. Om toch gefocust te blijven in vergaderingen, raden we aan om een notitieboekje mee te nemen. 

Door aantekeningen te maken blijf je alert, doordat jij actief je lichaam en brein bezighoudt. Hierdoor houd je gemakkelijker je aandacht bij de vergadering en onthoud je beter welke belangrijke punten er zijn besproken.

Als je meer visueel bent ingesteld, kun je diagrammen tekenen of een overzichtelijke mindmap maken. En zelfs al schrijf je niks op: enkel krabbelen in je notitieboekje helpt jou al meer informatie vast te houden dan wanneer je helemaal geen gebruik maakt van je notitieboekje. Je hersenen blijven namelijk onbewust actief, wat je helpt gefocust te blijven tijdens vergaderingen.

#6 Draag iets bij aan de vergadering

Naast het maken van aantekeningen is het actief bijdragen aan de vergadering een goede manier om je aandachtspanne te verhogen. Wees niet bang om vragen te stellen wanneer je iets niet begrijpt, maar kies wel het juiste moment om dit te doen. 

Een bijdrage leveren houdt niet alleen in dat je vragen stelt, maar ook het houden van een presentatie of actief deelnemen aan discussies zijn bijdragen die je actief in de vergadering houden. Door betrokken te blijven in het gesprek, maak jij het voor jezelf gemakkelijker geconcentreerd te blijven.

#7 Refocus 

Hoe goed je ook je best zal doen om op tijd te gaan slapen, afleidingen uit de weg te halen en aantekeningen te maken, er kunnen nog steeds momenten zijn dat jij je focus verliest. 

Merk je dat je begint te denken aan je weekendplannen, wat je straks bij de lunch gaat eten of alle klusjes die je nog in huis moet doen? Elke keer dat je realiseert dat je gedachten afdwalen, probeer je dan opnieuw te focussen. Kijk naar degene die aan het woord is en concentreer je op hetgeen wat er verteld wordt.

#8 Blijf positief

Niet elke vergadering is even leuk of leerzaam, maar ze zijn er niet voor niets. Elke vergadering heeft een bepaald doel. Zie het daarom altijd als een kans om iets nieuws te leren, al is het maar het beter leren kennen van je collega's!

Wanneer je met een negatieve mindset de vergaderzaal binnenloopt, zal de vergadering voor jouw gevoel eeuwen duren. Je hebt meer moeite met je gedachten erbij te houden en kijkt waarschijnlijk continu op de klok. Probeer dit te voorkomen en ga positief de vergadering in.

Blijf gefocust in vergaderingen!

Bij een vergadering is het niet altijd even gemakkelijk om je gedachten erbij te houden. Weet je dat er een vergadering aan zit te komen? Bereid je goed voor! Niet alleen het voorbereiden van vragen, maar ook je lichaam voorbereiden door goed te slapen, gezond te eten en wat te bewegen helpen jou gefocust te blijven. 

Neem actief deel aan de vergadering door aantekeningen te maken, vragen te stellen bij onduidelijkheden en deel te nemen aan discussies. Merk je dat je begint te dagdromen? Probeer je dan opnieuw te focussen op degene die aan het woord is. De vergadering ingaan met een positieve mindset helpt je al met het gefocust blijven tijdens de vergadering!

Stelling: Vergaderen is een belangrijk onderdeel van het werk.

Eens of oneens? Laat het weten in de reacties!