Uitstelgedrag op het werk: zo pak je het aan!

Oorzaken van uitstelgedrag op het werk

Uitstelgedrag kan verschillende oorzaken hebben. Een taak kan bijvoorbeeld als onbelangrijk worden ervaren, wat jouw motivatie om eraan te beginnen vermindert. Ook kan een gebrek aan een planning of doelen ervoor zorgen dat je iets uitstelt, omdat er geen duidelijke richtlijnen zijn.

Als een taak als saai, repetitief of onbelangrijk wordt beschouwd, kan dit leiden tot een gebrek aan motivatie om eraan te beginnen. Mensen hebben vaak de neiging taken die ze als onaantrekkelijk ervaren uit te stellen.

Ook angst, stress en overweldiging spelen mogelijk een grote rol. Grote of belangrijke projecten kan mensen het gevoel geven dat ze het niet succesvol kunnen afronden. Het constant blijven uitstellen hiervan, maakt de drempel om eraan te beginnen alleen maar groter.

Gevolgen van uitstelgedrag op het werk

Stress is niet alleen een oorzaak van uitstelgedrag, maar ook een gevolg. Wanneer deadlines dichterbij komen, raak je sneller overweldigd door de hoeveelheid werk dat je moet inhalen. Dit zorgt ervoor dat je haastig gaat werken en het verhoogt de werkdruk. Het afgeleverde werk zal hierdoor zijn kwaliteit verliezen, omdat je mogelijk niet genoeg tijd hebt om de taken foutloos af te ronden.

10 tips om uitstelgedrag op het werk aan te pakken

Wat de reden van uitstelgedrag ook is, pak het aan! In dit blog geven we 10 tips die jou helpen uitstellen tegen te gaan.

#1 Erken dat je aan het uitstellen bent

Bewustzijn is de eerste stap in het aanpakken van uitstelgedrag op het werk. Ontdek waarom je een taak uitstelt, door zelfreflectie toe te passen. Merk je dat je overweldigd raakt door een grote opdracht? Mis je de motivatie om eraan te beginnen? Of word je al angstig bij de gedachte aan de taak? Wat de reden van uitstelgedrag ook is, wees je er bewust van.

Soms stel je een taak uit met een goede reden, omdat andere dingen nu eenmaal prioriteit hebben. Maar als je merkt dat je al een tijdje dingen naar voren schuift of bewust andere taken doet om die ene taak te ontlopen, dan ben je toch echt aan het uitstellen. Tijd om het te erkennen.

#2 Maak prioriteiten duidelijk

Nu je erkent dat je aan het uitstellen bent, is het goed om prioriteiten in kaart te brengen. Zijn al die andere taken die je naar voren schuift echt zo belangrijk? Door duidelijk te hebben welke taken écht prioriteit hebben, verdeel je jouw tijd en energie een stuk effectiever.

#3 Stel doelen

Motiveer jezelf door haalbare doelen te stellen. Focus op het grotere geheel, door voor jezelf op te schrijven waarom je die ene taak moet uitvoeren.

Om jezelf nog extra motivatie te geven, verdeel je het hoofddoel in meerdere subdoelen en maak jouw doelen SMART. Zo blijf je op het goede spoor binnen de bepaalde tijd, zonder te verdwalen in het proces.

#4 Breek het op in kleinere taken

Grote taken kunnen behoorlijk ontmoedigend zijn, wat het lastiger maakt om de eerste stap te zetten. Ons advies? Verdeel deze grote taak in kleinere, overzichtelijke delen. Begin met iets wat makkelijk is, iets waar je direct mee aan de slag kunt.

Maak een checklist waarin je elke taak afvinkt wanneer je ze voltooit. Dit is niet alleen een extra motivator, maar het geeft je ook snel zichtbare vooruitgang. Je ziet letterlijk hoe je steeds dichter bij jouw einddoel komt.

#5 Definieer wanneer een taak is afgerond

Houd er rekening mee dat je bij het stellen van je doelen van tevoren bepaald wanneer de taak is afgerond. Een duidelijk eindpunt maakt het makkelijker om het werk af te ronden, zonder uitstelgedrag te tonen.

#6 Focus je op één taak

Bij het samenstellen van je checklist is het belangrijk om ervoor te zorgen dat elk onderdeel slechts één taak omvat. Wanneer je verschillende taken door elkaar probeert af te ronden, raak je sneller het overzicht kwijt.

Vermijd dat je meerdere taken “bijna” afrondt. Probeer eerst een taak af te vinken, voordat je aan de volgende begint.

#7 Elimineer afleidingen

Tegenwoordig lijkt het aantal afleidingen die uitstelgedrag op jouw werk bevorderen, alleen maar toe te nemen. Het kan verleidelijk zijn om even op jouw telefoon te kijken en voor je het weet, ben je een half uur verder met scrollen door apps als Instagram of TikTok. Hier zijn een paar praktische tips om die afleidingen te elimineren:

• Leg jouw telefoon uit het zicht: Wanneer je jouw telefoon op een andere plek legt, heb je minder snel de neiging om er “even snel” op te kijken.
• Verander je werkomgeving: Soms kan een kleine verandering wonderen doen, zoals het creëren van een opgeruimde werkplek.
• Gebruik websiteblokkers: Word je vaak afgeleid door bepaalde websites? Overweeg dan om deze tijdelijk te blokkeren tijdens je werk.

#8 Creëer een routine

Hoe jij jouw dag inricht, heeft een grote invloed op jouw productiviteit. Maak een routine, waar je elke dag op dezelfde tijd begint, zodat je de dag consistent start. Overweeg om met de belangrijkste taken van de dag te beginnen. Op deze manier benut je de energie en focus die je hebt wanneer je net begint, voor de taken die prioriteit hebben.

#9 Probeer timemanagement strategieën

Er zijn verschillende timemanagement strategieën die jou helpen je tijd effectief in te delen. We geven een aantal voorbeelden.

Gebruik een online programma zoals Toggl om je tijd te registreren. Dit geeft je niet alleen meer overzicht, maar stelt je ook in staat om terug te kijken op hoeveel tijd je hebt besteed aan een specifieke taak.

Met de Eisenhower Matrix stel je prioriteiten en deel je taken op in vier categorieën: van urgent en belangrijk tot niet urgent en niet belangrijk. Je leest hier meer over deze matrix.

Daarnaast is er de Pomodoro-techniek, waarbij je werkt in blokken van 25 minuten, gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. Na vier van deze blokken neem je een langere pauze van 30 minuten. Dit helpt bij het behouden van focus en het voorkomt stress en overbelasting.

Onderzoek welke technieken het beste voor jou werken, zodat je jouw tijd optimaal benut en uitstelgedrag op het werk vermindert.

#10 Wees niet te streng voor jezelf

Merk je dat het afronden van een taak niet gaat zoals je had ingepland? Vermijd negativiteit en zelfbeschuldiging. Dit zorgt er namelijk voor dat je alleen nog maar gefrustreerder raakt, wat negatief is voor jouw productiviteit.

In plaats daarvan, vier je successen, hoe klein dan ook, en beloon je jezelf als je mijlpalen hebt bereikt.

Pak uitstelgedrag op het werk aan

Het herkennen en aanpakken van uitstelgedrag is een cruciale stap naar een productievere werkdag. Door bewustzijn te creëren, prioriteiten te stellen, doelen te definiëren en effectieve strategieën toe te passen, win je de controle terug over je taken en je werkdag.

Onthoud dat het overwinnen van uitstelgedrag een proces is. Door een positieve benadering en consistente toepassing van de genoemde strategieën kun je stap voor stap je productiviteit verhogen en uitstelgedrag verminderen. Veel succes!

Stelling: Een consistente routine op het werk helpt bij het creëren van structuur en het verminderen van uitstelgedrag.

Eens of oneens? Laat het weten in de reacties!