Een goede motivatiebrief opbouw

#1 Jouw gegevens

Zet je eigen naam en contactgegevens altijd bovenaan de motivatiebrief opbouw. Hiermee maak je het makkelijk voor de recruiter om met jou contact op te nemen. Wanneer jij ze hebt overtuigd met jouw brief, kunnen ze meteen de telefoon pakken of mailen om je uit te nodigen voor een gesprek. 

De gegevens bestaan uit: je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Blijf wel professioneel en vermijd kinderachtige mailadressen. Bij deze gegevens kun je ook jouw persoonlijke website of social media kanalen toevoegen. Zo kunnen ze nog meer over je te weten komen en krijgen ze een beter beeld of jij wel of niet bij het bedrijf zult passen. Recruiters bekijken tegenwoordig altijd jouw LinkedIn profiel. Maak het ze makkelijk en voeg jouw url toe. 

#2 Adres werkgever

Het was vroeger gebruikelijk om jouw gegevens op te volgen door een witregel en vervolgens de gegevens van het bedrijf waar je aan schrijft. Wanneer jij jouw sollicitatie via de post wilt sturen is dit de juiste manier. Stuur jij jouw brief via de mail of via een website? Dan is dit eigenlijk overbodig.

Als je wel het adres van de werkgever wilt noteren, dan begin je met de naam van degene waar je aan schrijft. Dit is vaak de contactpersoon van de vacature. Staat de contactpersoon nergens vermeld? Bel dan naar het bedrijf om te vragen aan wie je jouw brief het beste kunt richten. Vervolgens schrijf je daaronder het (post)adres van het bedrijf op.

#3 Plaats en datum

Je vervolgt je motivatiebrief opbouw door weer een witregel toe te voegen. Na deze witregel komt de plaats en vervolgens de datum. Dit is de plaats waar je de motivatiebrief schrijft en de datum van de dag waarop je de brief verstuurt. Schrijf het jaartal altijd voluit en de maand in letters. 

Voorbeeld

Nieuwkuijk, 12 juni 2021 

#4 Onderwerp in de motivatiebrief opbouw

Voeg een witregel toe en ga verder met het onderwerp van de brief. Je begint deze zin met “Betreft:” Hierin schrijf je betreft altijd met een hoofdletter B. Vervolgens een dubbele punt en dan begint het onderwerp met een kleine letter.

Voorbeeld

Betreft: sollicitatie naar de functie commercieel medewerker binnendienst

Tegenwoordig wordt een motivatiebrief vaak via de mail verstuurd. In dit geval kun je de onderwerpregel weglaten. Je zet het onderwerp dan al in de onderwerpregel van de mail zelf. 

Het onderwerp van de mail is erg belangrijk. Dit is namelijk het eerste contactpunt waarmee jij de aandacht kunt trekken. Verzin dus een pakkende, maar ook duidelijke onderwerpregel wanneer jij jouw motivatie per mail verstuurt. Hierin moet sowieso staan dat het een sollicitatie is voor de desbetreffende functie. 

Probeer naast het vermelden van de functie waarop je solliciteert ook origineel te zijn. Verwerk dit in een zin die echt bij jou en het bedrijf past en trek hiermee de aandacht. 

Voorbeelden

“Ben ik jullie nieuwe verpleegkundige?”

“Op zoek naar een frisse blik? - open sollicitatie”

“Financiële duizendpoot klaar voor de uitdaging op uw kantoor”

“Met deze solliciterende secretaresse is alles snel geregeld”

Je beschrijft hetzelfde als wanneer je benoemt dat je solliciteert op de desbetreffende functie. Dat is alleen de standaard manier en zal dus door meer mensen gedaan worden. Wil jij al meteen opvallen in de inbox van de recruiter en daarmee de aandacht trekken, ga dan voor een creatieve onderwerpregel.

#5 Aanhef

Na de onderwerpregel voeg je weer een of twee witregels toe. Dan begin je de brief met een aanhef. Hiervoor zijn meerdere opties. Zo kun je beginnen met geachte of beste. Vervolgens kun je de voornaam, achternaam of allebei noemen. 

Het meest gebruikt is “Geachte *heer/mevrouw* *achternaam*”. Dit is een formele aanhef en niet altijd passend bij het bedrijf of de functie. Schrijf jij jouw brief aan een heel creatief en open bedrijf, dan is de kans groot dat ze een informele sfeer op het werk hebben. Wanneer jouw brief heel formeel is, sluit het niet aan bij het bedrijf en heb je kans daarop afgewezen te worden. 

De andere optie is om de volgende aanhef te gebruiken: “Beste *voor en achternaam*. Dit is een nette aanhef maar wel wat informeler. Bij een informeler bedrijf zal dit dus een meer geschikte aanhef zijn. Je sluit de aanhef altijd af met een komma en vervolgens weer een witregel. 

Het is ook mogelijk dat er geen contactpersoon staat vermeld bij de vacature. Wanneer je niet wet aan wie je de brief moet richten kun je kiezen om alleen beste of juist geachte te gebruiken en daarachter meteen een komma. 

Persoonlijke benadering spreekt wel meer aan. Wanneer de contactpersoon niet bekend is, kun je het bedrijf ook opbellen met de vraag aan wie jij jouw brief het beste kunt richten.

#6 Inleiding

In de inleiding van jouw motivatiebrief opbouw moet je de aandacht van de lezer trekken. Wanneer de inleiding van je brief niet sterk is, zal de recruiter snel afhaken en niet meer verder lezen. Een standaard zin als “Naar aanleiding van de vacature wil ik reageren op de functie…” zal niet scoren bij een recruiter. 

Wees uniek in de inleiding en trek daarmee de aandacht. Focus je op jouw betrokkenheid met de organisatie of de functie. Betrokkenheid is een groot pluspunt voor werkgevers. Het leidt namelijk tot een hogere mate van toewijding en productiviteit. 

Bekijk de website van het bedrijf of de vacature en zoek uit waar zij veel waarde aan hechten. Sluit dit aan bij wat jij belangrijk vindt? Haak hier dan op in. 

Ook zou je de inleiding kunnen beginnen met eigenschappen van jouzelf die aansluiten bij de functie of het bedrijf waar je op solliciteert. 

Voorbeeld

Gedreven tot op het bot, georganiseerd tot in de puntjes en een geboren leider. Dat is wat ik ben en waarom ik graag zou willen reageren op de functie van….

Verderop in jouw motivatie kun je dit verder toelichten om het ook echt geloofwaardig te maken. 

#7 Motivatie

Dit is het belangrijkste gedeelte van jouw brief. Je hebt net in de inleiding de aandacht getrokken en de recruiter nieuwsgierig gemaakt. Hier ga je antwoord geven op de vraag die recruiters hebben gekregen tijdens het lezen van de inleiding; Waarom ben jij geschikt voor de functie waar je op solliciteert?

Je stelt jezelf voor waarin je dieper ingaat op jouw persoonlijkheid, wat je precies meebrengt naar de organisatie en wat je ambities zijn. Je beschrijft jouw werkervaring en persoonlijke eigenschappen, gekoppeld aan de eisen en werkzaamheden van de vacature. 

Ga niet weer alles opsommen, dat heb je in jouw cv al gedaan. Hier heb je juist de ruimte om voorbeelden te noemen. Gebruik dit dan ook, want met voorbeelden geef jij een beter beeld of jij beschikt over de gevraagde competenties. 

Wat kom je brengen? Wat is jouw toegevoegde waarde? Waarom moeten ze jou aannemen en niet iemand anders? Dit zijn vragen die in dit onderdeel van jouw brief beantwoord moeten worden. Hiermee onderscheid jij je van anderen. Het zijn jouw unieke kwaliteiten. 

Waarom kies je voor deze functie en voor dit bedrijf? Selecteer een aantal unieke kenmerken van het bedrijf waardoor jij je aangetrokken voelt. Beschrijf hoe deze kenmerken aansluiten bij je persoonlijke drijfveren. Hieruit kan de recruiter concluderen doet jij goed onderzoek hebt gedaan naar het bedrijf en tijd en moeite hebt gestoken in jouw sollicitatie. Dit laat zien dat jij deze baan écht graag wilt hebben.

Houd de motivatie overzichtelijk door korte alinea’s te gebruiken. Zo kan de recruiter snel scannen waar hij of zij naar op zoek is.

#8 Afsluiting

In de afsluiting heb je nog een keer de mogelijkheid om een positieve indruk achter te laten. Het is jouw laatste kans om de recruiter te overtuigen van je toegevoegde waarde. Denk verder dan de standaard zin “Graag zou ik mijn motivatie toelichten in een kennismakingsgesprek”. 

Speel in op de behoefte van de recruiter. Waar zijn ze expliciet naar opzoek? Analyseer hiervoor de vacaturetekst en kijk waar de nadruk op ligt. Is er vraag naar iemand die past binnen de bedrijfscultuur? Zoeken ze specifieke competenties en vaardigheden? Of willen ze iemand die gepassioneerd is?

Zodra je een cruciaal functievereiste hebt gevonden, kun je het gebruiken om je slotzin te formuleren. Op die manier geef je de werkgever op het laatste moment het gevoel dat het bedrijf jou nodig heeft. Hiermee vergroot je de kans op een uitnodiging.

Voorbeeld voor het solliciteren op een Recruiter functie:

“Van kinds af aan geniet ik ervan om mensen met elkaar in contact te brengen. Ik doorzie mensen snel en weet daardoor een goede match te realiseren. Graag laat ik in een kennismakingsgesprek zien dat wij ook een goede match zijn.”

Dit trekt de aandacht waardoor ze jouw brief niet snel zullen vergeten. 

#9 Ondertekening in de motivatiebrief opbouw

Vervolgens sluit je de brief netjes af met een ondertekening. Je zou ze eventueel kunnen bedanken voor hun tijd. Vervolgens sluit je af met een groet en je naam. Is het een heel formeel bedrijf dan gebruik je in sommige gevallen “Hoogachtend”. Stuur jij jouw motivatiebrief via de post? Zet dan nog een handtekening tussen de groet en je naam.

Voorbeeld informeel

Groet,

Naam Achternaam

Voorbeeld formeel

Met vriendelijke groet,

Naam Achternaam

Voorbeeld heel formeel

Hoogachtend,

Naam Achternaam

#10 Bijlage

De vermelding van de bijlage komt helemaal onderaan jouw motivatiebrief. Beschrijf hier welke bijlage je meestuurt, zoals je cv. Je geeft dit aan met de tekst “Bijlage:” vervolgens op de volgende regel een opsomming met de bijlages die je meestuurt. 

Over het algemeen stuur je verder niets mee als dat niet gevraagd wordt. Alleen als er een duidelijk toegevoegde waarde is, maak je een uitzondering. Bijvoorbeeld als je een artikel of scriptie hebt geschreven waarin je jouw visie geeft op het werkveld. Solliciteer jij op een creatieve functie? Dan kan het ook een portfolio zijn.

Voorbeeld

Bijlagen:

• Curriculum vitae
• Cijferlijst MSc Bedrijfskunde
• Aanbevelingsbrief professor F.A. Jansen

Vergeet vervolgens niet om de bijlage ook daadwerkelijk toe te voegen. Zorg ervoor dat het een bestandstype is die de meeste mensen kunnen openen. Denk hierbij aan een Word-document of een PDF. Gebruik jij een bepaalde opmaak in jouw bijlage’s, dan is het slim om te kiezen voor een PDF. Bij een Word-document loop je namelijk het gevaar dat de recruiter niet het zelfde lettertype heeft en dat het er heel anders uit komt te zien. 

Maak een goede kans met jouw motivatiebrief opbouw!

Welke opbouw je gebruikt in jouw motivatiebrief is afhankelijk van de situatie. Stuur je jouw brief per post, mail je de brief of vul je een web-formulier in? Bij een brief die je per post verstuurd komen vaak wat extra dingen kijken, zoals een handtekening, de datum en onderwerpregel. Toch hebben ze in de basis allemaal dezelfde opbouw. 

Je begint met jouw eigen gegevens. Soms wordt dit opgevolgd door de adresgegevens van het bedrijf, de plaats en datum van schrijven en de onderwerpregel. Dan volgt de aanhef. Dit kan op verschillende manieren, afhankelijk van de gegevens waarover je beschikt en hoe formeel je de brief wilt schrijven. 

De inleiding moet de aandacht trekken. Als jij in de inleiding de aandacht van de recruiter nog niet hebt gepakt, zal het lastig worden om ze nog te kunnen overtuigen. Hou het kort en maak ze nieuwsgierig naar meer.

Vervolgens beschrijf je jouw motivatie: waarom wil jij deze functie en waarom bij dit bedrijf? Waarom moet het bedrijf voor jou kiezen en wat kom je brengen? Dit zijn allemaal zaken die hierin beantwoord moeten worden. Som hierbij niet jouw kwaliteiten op, maar geef duidelijke praktijk voorbeelden. Hiermee laat je zien dat je echt over deze kwaliteiten en ervaringen beschikt.

Sluit de brief af met een pakkende afsluiting waardoor de recruiter jou zal onthouden. Zo maak je de meeste kans uitgenodigd te worden voor een gesprek! 

 

Stelling: een motivatiebrief moet altijd formeel geschreven zijn.

Eens of oneens? Laat het ons weten in de reacties!