Een drukke werkdag overzichtelijk maken: 6 tips

Deze extra vrijheid en flexibiliteit zorgen echter niet voor een lagere werkdruk. Sterker nog, de werkdruk die je ervaart kan hierdoor zelfs toenemen. Door regelmatig thuis te werken of in het weekend je werktelefoon te gebruiken om e-mailtjes te beantwoorden, vervaagt de grens tussen werk en privé.

De hogere werkdruk die je ervaart, heeft mogelijk een negatieve invloed op de kwaliteit van je werk. Taken worden niet afgerond, doelen worden niet behaald, er ontstaat spanning op de werkvloer en in het slechtste geval neem je het werk mee naar huis.

Om dit te voorkomen, geven we 6 handige tips om een drukke werkdag overzichtelijker te maken en je productiviteit te verhogen.

#1 Vermijd multitasken

Je kent het wel: voordat je het doorhebt, ben je meerdere dingen tegelijkertijd aan het doen. Je bent aan het multitasken. Het woord multitasken suggereert dat je meerdere taken tegelijkertijd uitvoert, maar eigenlijk wissel je continu tussen verschillende taken. Het cognitieve vermogen van een mens reikt niet ver genoeg om meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren (bron). Wanneer we "multitasken", verbruiken we dus meer energie en maken we meer fouten.

Een aantal tips om multitasken te vermijden:

• Schakel automatische notificaties van je telefoon en computer uit (e-mail, Whatsapp en Social Media) en controleer om het uur alle berichten in één keer.
• Focus op één taak totdat je het hebt afgerond of een bepaald doel hebt behaald.
• Probeer je fysieke houding aan te passen wanneer je van taak wisselt. Dit maakt het makkelijker om een taak achter je te laten en te focussen op de volgende.

#2 Een opgeruimde werkplek

Extra taken en een hoge werkdruk hebben vooral op mentaal gebied een negatief effect. Het is vast herkenbaar: de taken blijven binnenstromen en dit veroorzaakt chaos in je hoofd. Om orde en structuur op mentaal gebied aan te brengen, is het belangrijk dat er fysieke rust wordt gecreëerd.

Hoe doe je dat?

Door te beginnen bij je eigen werkplek! Een opgeruimde werkplek draagt onder andere bij aan je prestatievermogen en efficiëntie. Ontdek hier nog meer voordelen en een aantal tips om ermee aan de slag te gaan.

Tevens is het van belang om niet terug te vallen in je oude gewoontes. Probeer je werkplek zo netjes mogelijk te houden en laat geen documenten en eindeloze to-do-lijsten op je werkplek rondslingeren.    

#3 Maak een korte- en langetermijnplanning

Gedurende een drukke werkdag is het een must om prioriteiten te stellen. Aangezien dit niet altijd even makkelijk is, adviseren we je om een korte- en langetermijnplanning te maken.

Door onderscheid te maken in taken voor de korte en lange termijn, creëer je overzicht en verlaag je de mentale werkdruk.

Hoe ga je te werk?

Bepaal bij het inplannen van je taken hoe urgent of belangrijk ze zijn. Een model dat je hierbij kunt gebruiken, is het model van Steven Covey. Volgens het model zijn taken in te delen in de volgende categorieën:

• De taak is urgent en niet belangrijk.
• De taak is niet urgent en niet belangrijk.
• De taak is belangrijk en urgent.
• De taak is wel belangrijk, maar niet urgent. 

Hoe deel je de taken in?

• Wanneer de taak belangrijk én urgent is, handel de taak dan zo snel mogelijk af. Zet de taak op de kortetermijnplanning.
• Wanneer de taak wel belangrijk is, maar niet urgent, zet de taak dan op je langetermijnplanning.
• Wanneer de taak niet belangrijk is, maar wel urgent, bepaal dan of je taak zelf doet of dat je de taak uitbesteedt.
• Wanneer de taak niet belangrijk én niet urgent is, zet de taak dan op je lange termijnplanning.

#4 Neem op tijd pauze

Vaak werkt het niet om pauzes over te slaan en vele uren onafgebroken door te werken. Op een gegeven moment verlies je jouw concentratie en daardoor vergroot je de kans op fouten. Het is dus belangrijk om pauzes in te plannen en die ook echt te nemen.

Korte afleidingen zorgen namelijk voor een verbeterde focus en een hogere productiviteit bij het uitvoeren van taken (bron). Door op tijd pauzes te nemen, verricht je meer werk in minder tijd. De tijd die je kwijt bent aan pauzes wordt dus gecompenseerd door de hogere productiviteit!

Het is begrijpelijk dat je op een drukke werkdag geen tijd hebt om uitgebreid te lunchen. Probeer dan toch tussendoor een aantal keer vijf minuten pauze te nemen om je benen te strekken. Naast een hogere productiviteit draagt een korte wandeling ook bij aan jouw vitaliteit en de band met collega's.

#5 Probeer de werkdag af te sluiten

Hoe lastig het ook is, probeer voordat je naar huis gaat de taak waar je mee bezig bent zo ver mogelijk af te ronden. Dit zorgt voor meer rust en ruimte in je hoofd. Op deze manier verklein je de kans dat je het werk mee naar huis neemt.

Het is niet altijd mogelijk om een taak of activiteit volledig af te ronden. Het is dan belangrijk om helder op papier te hebben welke taken je de volgende dag nog moet uitvoeren. Als je weet wat er nog moet gebeuren, haal je de onzekerheid omtrent de deadline en het resultaat weg. Dit draagt bij aan de mentale rust, waardoor jij je werk niet mee naar huis neemt.

#6 Evalueer de week

Om beter te worden in het stellen van prioriteiten en het verlagen van de werkdruk, is het belangrijk om de keuzes die je hebt gemaakt te evalueren. Neem wekelijks even de tijd om stil te staan bij de volgende punten:

• Hoe staat het ervoor met mijn korte- en langetermijnplanning?
• Zijn de gestelde deadlines voor mijn activiteiten realistisch?
• Behaal ik mijn doelen of moet ik ze herzien?
• Wat ga ik volgende week verbeteren of veranderen?

Wekelijks evalueren helpt je mogelijk bij het creëeren en het behouden van overzicht. Het helpt je ook om verbeterpunten inzichtelijk te maken en aan te pakken.

Een drukke werkdag overzichtelijk maken

Wanneer je moeite hebt met drukke werkdagen, kun je daar door middel van de bovenstaande tips verandering inbrengen. Zorg voor een opgeruimde werkplek, vermijd multitasken, maak een planning, neem op tijd pauze en sluit de werkdag af om de werkdruk te verlagen!

Hoe maak jij een drukke werkdag overzichtelijk? Wat is jouw manier om multitasken te vermijden?

Laat het ons weten in een reactie!