Conflict op het werk? Los het op in 8 stappen

Soorten reacties op een conflict op het werk

De manier waarop mensen reageren op een conflict op het werk is afhankelijk van de situatie en iemand zijn of haar persoonlijkheid. Sommige mensen zullen er alles aan doen om elke vorm van confrontatie te vermijden, terwijl anderen de confrontatie juist opzoeken. We maken onderscheid tussen vijf verschillende soorten reacties op een conflict op het werk:

• Vermijden: door de persoon waar je een conflict mee hebt te vermijden, probeer je een confrontatie te ontlopen. Je hebt geen belang bij de kwestie en ook niet bij de relatie. Vaak lopen de spanningen hierdoor nog verder op, wat kan resulteren in een nog slechtere onderlinge verhouding.
• Aanpassen: je lost het conflict op door je eigen belangen opzij te zetten. Het nadeel hiervan is dat je je misschien niet goed voelt over de beslissing. Op de lange termijn kan het echter voordeel opleveren, omdat je sociaal krediet hebt opgebouwd.
• Concurreren: wanneer je veel belang hebt bij een bepaalde kwestie kun je ervoor kiezen om het gevecht aan te gaan. Je houdt vast aan je eigen belang en vecht door totdat je jouw doel hebt behaald. Een mogelijk nadeel is dat je in de toekomst niet meer goed kunt samenwerken met de betreffende persoon.
• Compromis sluiten: je doet een voorstel om tot een oplossing te komen. Beide partijen leveren in dit geval iets in om samen tot een oplossing te komen. Het is een snelle manier om een conflict op te lossen, maar vaak biedt het niet de optimale oplossing voor beide partijen.
• Samenwerken: samen op zoek naar een oplossing, zodat het conflict wordt opgelost en de relatie geen schade oploopt. Je moet er tijd en moeite insteken, maar uiteindelijk biedt samenwerken de beste oplossing voor alle partijen op de lange termijn.

Probeer voor elk conflict de juiste reactie te kiezen. Soms is het simpelweg niet de moeite waard om aandacht te besteden aan een conflict, maar wanneer de relatie tussen jou en de wederpartij een noodzakelijk onderdeel is van de bedrijfsvoering, zul je toch meer meer tijd en moeite moeten investeren in het oplossen van het conflict. 

Vergeet niet dat de juiste reactie een conflict op kan lossen en zelfs om kan zetten naar iets positiefs. Probeer een conflict dus niet als een probleem te zien, maar als een uitdaging.

Bedrijven die vaak te maken hebben met conflicten zijn niet per se slechte bedrijven. Hoe hoger de betrokkenheid en hoe groter de toewijding onder de werknemers, hoe groter de kans op serieuze conflicten. Mensen die niet betrokken zijn bij hun werk zullen een confrontatie namelijk vermijden of zich aanpassen, omdat ze er toch niets om geven.

De beste bedrijfsculturen zijn dus niet die zonder conflicten, maar de bedrijfsculturen die op een goede manier met conflicten omgaan.

De voordelen van een conflict

Een conflict kan leiden tot begrip. Tijdens het oplossen van een conflict worden mensen zich namelijk bewust van hun manier van werken. Het geeft inzicht in hoe je doelen kunt bereiken zonder afbreuk te doen aan anderen. Een correcte oplossing leidt tot wederzijds respect en een betere samenwerking in de toekomst.

Daarnaast is de kans groot dat mensen tijdens een conflict eindelijk aangeven waar ze al die tijd al mee in hun maag zitten. Door alles te bespreken, pak je het probleem bij de oorzaak aan en vind je een oplossing voor de lange termijn.

Tot slot kan een conflict ertoe leiden dat er een einde wordt gemaakt aan een relatie. In sommige gevallen leidt deze oplossing ook tot meer tevredenheid bij alle partijen.

Hoewel er voordelen te behalen zijn, pakt het mogelijk ook verkeerd uit. Waneer je het niet goed oplost kan het voor altijd ongemakkelijk blijven. Het is dus belangrijk om op tijd correct te handelen, zodat je het conflict omdraait naar iets positiefs. Maar hoe doe je dat?

Een conflict op het werk oplossen in 8 stappen

Stap 1: Bepaal welke reactie gepast is

Heb je veel belang bij de kwestie of juist helemaal niet? Schrijf voor jezelf op waarom het wel of niet belangrijk is en of het de moeite waard is om het op te lossen. Soms is het makkelijker om de persoon of situatie te vermijden en door te gaan met je werk.

Wanneer de relatie met de betreffende persoon belangrijk is voor het uitvoeren van je werk, het behalen van resultaten of een leuke werksfeer, zul je met een oplossing moeten komen. Ga je je aanpassen aan de ander, ga je onderhandelen of besluit je samen aan een oplossing te werken?

Probeer alle gevolgen van de verschillende reacties in te schatten en kijk waar jij het meeste baat bij hebt. De baten hoeven niet alleen in geld uitgedrukt te worden, ook jouw gevoel speelt mee.

Stap 2: De uitnodiging

Wanneer je ervoor kiest om de tegenpartij te confronteren, is het belangrijk dat je dit op de goede manier doet.

Om de kans op een succesvolle afloop te vergroten, moet je iemand uitnodigen voor een gesprek op een locatie waar je niet gestoord kunt worden. Door iemand uit te nodigen krijgt hij/zij de kans om zich voor te bereiden op wat er komen gaat. Een onverwachte confrontatie kan onnodig veel emoties opwekken en dat leidt over het algemeen tot irrationele reacties. Wanneer je iets op wilt lossen is dat niet handig.

Wacht daarnaast niet te lang met de uitnodiging. Het kan verleidelijk zijn om een confrontatie uit te stellen in de hoop dat het overwaait. Overwaaien gebeurt echter zelden, omdat mensen het vaak niet vergeten. Gevoelens worden opgekropt en het uitstellen van een reactie leidt tot meer frustratie en spanning. Deze spanning bouwt na verloop van tijd steeds verder op, totdat bij het volgende conflict alle stoppen doorslaan. Blijf er dus niet mee in je maag zitten en bespreek de situatie.

Te snel op iemand af stappen is echter ook niet goed, omdat ook in dit geval emoties mee kunnen spelen. Emoties zorgen voor irrationeel gedrag, waardoor je onprofessioneel overkomt en misschien niet eerlijk bent tegenover je collega of leidinggevende. Wacht aan dag, zodat de emoties zijn weggezakt. 

Stap 3: Neem een objectief standpunt in

Begin het gesprek door het voorval zo objectief mogelijk te omschrijven. Wat is er gebeurd? Waar en wanneer is het gebeurd? Wat heeft de andere persoon gedaan en wat heb jij gedaan?

Maak geen onterechte veronderstellingen en ga het gesprek met een open houding in. Misschien ben je fout ingelicht of ken je de andere kant van het verhaal niet.

Stap 4: Bied je verontschuldiging aan

Wanneer je 100% zeker weet dat je niets fout hebt gedaan, kun je deze stap overslaan. Over het algemeen is er wel iets te vinden dat niet door de beugel kon. Wellicht heb je iets gemeens gezegd als reactie op een bepaalde uitspraak of handeling.

Door op voorhand excuses aan te bieden laat je merken dat je graag tot een oplossing wilt komen en open staat voor onderhandeling. Let er wel op dat je alleen verontschuldiging aanbiedt voor hetgeen wat jij hebt gedaan.

Stap 5: Stel de werkzaamheden van de ander op prijs

Het kan erg lastig zijn om lovend over de andere persoon te praten, maar door het te doen zet je een grote stap in de goede richting. Bedank de persoon voor zijn of haar bijdrage aan een project, of iets anders waar deze persoon aan heeft bijgedragen.

Deze stap dienst tevens als een test. Kun je niets positiefs bedenken over de andere persoon? Dan ben je misschien niet klaar om het conflict op te lossen. In een dergelijk geval is het aan te raden om een bemiddelaar in te schakelen.

Stap 6: Bespreek de consequenties

Benoem de negatieve consequenties van het conflict. Denk hierbij aan consequenties voor jou, de wederpartij, het bedrijf en de onderlinge relatie.

Zorgt de aanwezigheid van de ander dat jij je niet op je gemakt voelt? Loopt een project vertraging op door gebrekkige samenwerking? Durf je elkaar niet om hulp te vragen? Houd je informatie achter, omdat je de ander niets gunt?

Door alle consequenties van het conflict te bespreken, laat je zien waarom het nodig is om tot een oplossing te komen. Het zorgt er ook voor dat alle betrokkenen het probleem vanuit een ander perspectief zien.

Stap 7: Bespreek de mogelijke oplossingen

Probeer een zo eerlijk mogelijke oplossing te vinden door naar elkaars suggesties te luisteren. Soms zullen beide partijen consessies moeten doen, maar uiteindelijk is het altijd mogelijk om met een gepaste oplossing te komen. Vertaal de oplossing vervolgens naar een doel, zodat je er beide naartoe kunt werken.

Stap 8: Kom met concrete acties

Het gesprek vindt plaats om een conflict op te lossen. Kom dus met concrete acties. Afhankelijk van het conflict, kun je samen met de andere persoon gepaste maatregelen bedenken. Moet in de toekomst het werk beter worden verdeeld? Moeten jullie elkaar minder denigrerend behandelen tijdens vergaderingen? Of moeten jullie elkaar vaker hulp aanbieden?

Plan vervolgens een meeting over twee weken, zodat je samen de vorderingen evalueert. Gaat het de goede kant op? Is het probleem opgelost? Of is het uit de hand gelopen en is bemiddeling de enige manier om het op te lossen?

Conflict of uitdaging op het werk?

Wat de oorzaak van het conflict ook is, je dient altijd professioneel te handelen. Vermijd irrationele beslissingen en volg het stappenplan. Probeer elk conflict als uitdaging te zien en denk na over een gepaste reactie. Laat jezelf van de beste kant zien en draag bij aan de oplossing.

Het stappenplan is echter geen garantie voor succes. Wanneer de andere persoon niet bereid is om mee te werken, zal het conflict waarschijnlijk niet worden opgelost. Maar zelfs wanneer het niet wordt opgelost, haal je voldoening uit het feit dat jij het hebt geprobeerd. Je hebt het probleem met een positieve mindset benaderd en een poging gedaan om op constructieve wijze tot een oplossing te komen. Meer kan er niet van je worden gevraagd!

Stelling: Conflicten op een goede manier oplossen is belangrijker dan conflicten voorkomen!

Eens of oneens? Laat het ons weten in een reactie!