7 tips voor een efficiënter verloop van een videovergadering

Dit wordt vaak gedaan door middel van videobellen, maar hoe zorg je ervoor dat dit efficiënt verloopt? Lees in ons blog 7 tips voor een efficiënte videovergadering!

#1 Voorbereiding

De video call is een veel gebruikt middel om in contact te blijven met je collega’s indien je thuis werkt. De ene deelnemer ziet een videovergadering vooral als een moment om te socializen, terwijl de ander het belangrijk vindt dat wel er efficiënt vergadert wordt. Het is daarom belangrijk dat van te voren duidelijk is wat het doel is van de videocall.

De volgende doelen kunnen in een videovergadering naar voren komen:

• Het doorgeven van informatie
• Het verzamelen van informatie
• Het geven van instructies
• Het nemen van beslissingen
• Het oplossen van problemen
• Het afstemmen van inzichten

Tijdens een videovergadering kan het zo zijn dat er verschillende doelen worden gemaakt. Nadat het doel van de videomeeting is vastgesteld is het belangrijk dat er een goede voorbereiding wordt gedaan voor de videovergadering. 

Zorg ten eerste dat het duidelijk is met welk programma er wordt gewerkt. Het is handig als iedereen met dezelfde software kan werken. Zo heb je veel verschillende software om mee te videobellen. Google hangout, Microsoft office teams of Skype zijn voorbeelden van een videocall software.

Wellicht is er een account nodig of moet je zelf eerst een programma downloaden. Zorg dat dit van tevoren allemaal geregeld is. Zo kan iedereen op het gewenste tijdstip deelnemen aan de videovergadering.

Vervolgens is het belangrijk dat er wordt getest. Zorg ervoor dat alles werkt, je internetverbinding is daarbij wel het belangrijkste. Technische mankementen kunnen tijdens de videovergadering zorgen voor afleiding.

#2 Instellingen

Naast het testen is het ook belangrijk dat je de technische aspecten juist hebt ingesteld. Denk hierbij aan jouw camera positie, de microfoon waardoor je bij de andere deelnemers hoorbaar bent en hoe jij de andere deelnemers hoort.

Camera positie

Het is belangrijk dat de camera positie goed staat ingesteld. Zorg ervoor dat je camera gecentreerd is ingesteld. Hierdoor kijken je ogen recht naar het beeld, dit komt voor de andere deelnemers persoonlijker over.

Ook is het fijn als er genoeg licht om je heen is, zodat je goed zichtbaar bent voor iedereen. Natuurlijk lichtinval is hierbij het beste, dus neem bijvoorbeeld plaats in een ruimte waar ramen zijn. 

Microfoon

Tijdens de videovergadering is het belangrijk dat je goed verstaanbaar bent. Indien je telkens hapert komen belangrijke punten onduidelijk over. Stel daarom je microfoon van tevoren af, zodat je weet of het werkt.

Daarnaast kunnen achtergrondgeluiden zorgen voor afleiding. Indien je zelf niet aan het woord bent is het verstandig om de microfoon op mute of stil te zetten. Door de mute knop te gebruiken worden achtergrondgeluiden geminimaliseerd. Dit bevordert het verloop van de vergadering.

Gehoor

Zorg dat je zelf ook de rest goed hoort. Indien je alle achtergrondgeluiden van de andere deelnemers en daarnaast ook nog je eigen achtergrondgeluiden hoort via de speakers van je computer, wordt het lastig om jezelf te concentreren.

Als er daarnaast ook nog geluiden in jouw eigen ruimte zijn als er ook nog geluiden om je heen zijn kun je de vergadering moeilijk blijven volgen. Je moeder gaat een kop koffie zetten, je zoon of dochter komt schreeuwend naar benden of je partner gaat tijdens jouw vergadering ook een telefoontje plegen. Zorg dat je dit van te voren goed afspreekt!

Een tip om dit te voorkomen is het gebruiken van een koptelefoon of oortjes tijdens de videovergadering. Dit zorgt ervoor dat je enkel en alleen de geluiden van jouw meeting hoort.

#3 Vertoning

In principe werken nu alle technische aspecten. De videovergadering kan nu beginnen. Als je thuis werkt is het natuurlijk verleidelijk om in je kloffie te gaan werken. Even snel een trainingsbroek of een trui aan als de vergadering begint.

Als het doel van de vergadering is om even bij te praten met je collega’s of als je snel iets moet afspreken kan het in sommige bedrijfsculturen nog wel. Een videovergadering vraagt echter vaak om een professionele houding en het is verstandig om jezelf te vertonen op de manier hoe jij je normaal gesproken ook op het werk vertoont.

#4 Minimaliseer afleidingen

Je hebt je aangekleed en alles werkt, je bent er klaar voor. Terwijl jij zit te videobellen kan het natuurlijk zijn dat er meerdere mensen thuis zijn. Minimaliseer deze afleidingen waar kan, ga bijvoorbeeld in een rustige ruimte zitten.

Kies ook een plek uit waar je jezelf goed kan concentreren. Indien er meerdere mensen thuis zijn is het handiger om in een aparte kamer te gaan zitten dan waar iedereen aanwezig is.

Vermijd daarnaast ook dat je gaat multitasken. Focus je volledig op de videovergadering. Ga niet nog even een appje sturen of een mailtje ondertussen behandelen. Houd je aandacht erbij des te sneller kan je weer door met je andere taken.

#5 Wijs een gespreksleider aan

Het is belangrijk dat iemand de leiding neemt in het gesprek. Doordat iemand de leiding neemt wordt het minder chaotisch en haal je meer uit de vergadering.

Door het aanstellen van een gespreksleider wordt de vergadering in goede banen geleid en kan iedereen aan de beurt komen. De gespreksleider dient ook in te grijpen als er een discussie ontstaat.

Door er geen ellenlange vergadering van te maken worden de belangrijkste dingen besproken. Vaak zijn er nog andere dingen te doen en kan er zo snel mogelijk door worden gegaan met andere taken. Stel van tevoren agendapunten op die worden besproken.

Daarnaast kan er voor de videovergadering ook een projectmanager worden aangesteld die verantwoordelijk is voor de techniek van de vergadering. De projectmanager zorgt er dan voor dat iedereen een account kan aanmaken en de instellingen goed staan, bij vragen is dan een persoon aansprakelijk.

#6 Tijdens de vergadering

Nu de vergadering eenmaal op gang is, is het ook belangrijk dat er af en toe even een break wordt gehouden. Indien de vergadering langer dan 45 minuten duurt kan je even een korte pauze inlassen om koffie te halen of naar de wc te gaan. Herpak daarna de vergadering weer. Het is aan de gespreksleider om dit in goede banen te leiden.

Als de wifi je in de steek laat beslis dan ook om later verder te gaan. Het is vervelend om het lang te blijven proberen terwijl het toch niet werk. Plan dan in de vergadering een nieuw moment om de vergadering te hervatten. Daarnaast is het handig om wellicht verder te gaan met een 1 op 1 vergadering.

#7 Vergadering afsluiten

Nadat alle punten van de vergadering zijn besproken is het belangrijk dat de rondvraag komt. In een videovergadering valt vaak de non-verbale communicatie weg. Daarnaast werkt iedereen thuis en is er minder contact. Vraag daarom aan de deelnemers hoe het gaat en of er problemen worden ervaren met het thuiswerken, de samenwerkingen of andere dingen.

Indien een collega problemen ervaart kunnen andere collega’s wellicht helpen. Aan het einde van de vergadering plan je een nieuw moment in dat je elkaar weer ziet via een video call. Tot slot, zwaai nog even naar elkaar.

Stelling: Een videocall is het beste middel om in contact te blijven met collega’s indien vele collega’s thuis werken. Eens of Oneens? Laat het ons weten in de reacties.