5 rollen in een vergadering: welke ben jij?

Waarom zijn er verschillende rollen in een vergadering?

Een vergadering is meer dan alleen een bijeenkomst van collega’s. Je vergadert om beslissingen te nemen, problemen op te lossen, ideeën uit te wisselen en om elkaar te informeren. Om deze doelen te bereiken, zijn er verschillende rollen nodig. 

Of het nu jouw taak is de vergadering te leiden of actief bij te dragen aan de discussie, elke rol draagt bij aan het gezamenlijke doel. Elke rol heeft zijn unieke taken en verantwoordelijkheden. Een rolverdeling maakt een vergadering efficiënter en effectiever!

5 rollen in een vergadering

We benoemen vijf rollen in een vergadering en geven een aantal competenties die per rol gewenst zijn, zodat jij weet welke rol het beste bij jou past!

#1 De voorzitter van de vergadering

Met de rol van voorzitter ben je als het ware de regisseur van de vergadering. Je leidt de vergadering, bepaalt welke rollen er zijn en wie welke rol vervult. De verantwoordelijkheden van de voorzitter verschillen per vergadering, maar variëren van het vaststellen van de agenda tot het in gang brengen en beëindigen van discussies. 

De overkoepelende verantwoordelijkheid van de voorzitter is ervoor zorgen dat de doelstellingen bereikt worden. Je leidt de agendapunten in, rond ze af en reguleert het gesprek.

Past deze rol bij mij?

• Leidershap: je bent goed in het leiden van groepen en houdt gemakkelijk overzicht over een vergadering.
• Luistervaardigheid: je bent een goede luisteraar en je bent in staat om verschillende standpunten en meningen te integreren in de besluitvorming.
• Stressbestendig: je gaat goed om met hoge druk en houdt het hoofd koel als er onverwachte situaties optreden.
• Communiceren: je communiceert gemakkelijk en duidelijk op een manier die de aandacht van anderen vasthoudt.
• Motiverend: je motiveert deelnemers om actief deel te nemen aan de vergadering.

#2 De notulist

Een notulist is onmisbaar in een vergadering. Notuleren in een vergadering is een veelal administratieve verantwoordelijkheid. Je legt alle belangrijke discussiepunten en beslissingen vast, op een nauwkeurige en beknopte manier. 

Notulist is een rol die vaak over het hoofd wordt gezien, omdat er wordt aangenomen dat iedereen zelf aantekeningen maakt. Bij grotere vergaderingen is het echter wel belangrijk dat er iemand is die voldoende, en vooral goede aantekeningen maakt. Eén iemand die notuleert zorgt ervoor dat de andere leden zich focussen op de vergadering zelf, waardoor ze geen belangrijke informatie missen.

Past deze rol bij mij?

• Snel schakelen: je hebt geen moeite met het volgen van een gesprek en raakt niet verdwaald in het schrijfwerk.
• Luistervaardigheid: om de informatie zo goed mogelijk te notuleren, ben je in staat om actief te luisteren en belangrijke punten te identificeren om deze vervolgens vast te leggen. 
• Schrijfvaardigheid: je schrijft snel en weet gemakkelijk informatie te verwerken in tekst. Ook schrijf je nauwkeurig, ben je taaltechnisch sterk en schrijf je in duidelijke taal, zodat iedereen de notulen begrijpt. 
• Samenwerken: je werkt goed samen met onder andere de voorzitter van de vergadering, om de belangrijkste discussiepunten samen te vatten in duidelijke notulen. 

#3 De tijdbewaker

Afhankelijk van de grootte van de vergadering, is er mogelijk ook een tijdbewaker aanwezig. Als tijdbewaker neem je eigenlijk een gedeelte van de taken van de voorzitter over. Je bent verantwoordelijk voor de agenda. Daarbij help je de voorzitter van de vergadering met het beheren van de discussiepunten en het in de gaten houden van de tijd. 

Past deze rol bij mij?

• Samenwerken: je werkt met de voorzitter samen om de agenda in te richten, zodat de vergadering zo soepel mogelijk verloopt.
• Communiceren: je communiceert gemakkelijk en duidelijk naar andere leden in de vergadering welke agendapunten er zijn en wanneer de tijd voor een discussiepunt (bijna) eindigt. 
• Tijdsbeheer: je hebt een scherp gevoel voor tijd en beheert tijd effectief, zodat de vergadering op schema blijft.

#4 De organisator

Als organisator ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding van de vergadering. Vooral bij grotere vergaderingen is een organisator aanwezig. Je regelt de juiste technische apparatuur en faciliteiten. De organisator denkt mee wie er wordt uitgenodigd, verstuurt de uitnodigingen en deelt de agenda van de vergadering. Als er iets misgaat voor of tijdens de vergadering, zorgt de organisator ervoor dat het snel is opgelost.

Past deze rol bij mij?

• Plannen en organiseren: je bent in staat een vergadering goed te plannen, met een echte hands-on mentaliteit.
• Communiceren: je communiceert met alle betrokken partijen, om zo goed mogelijk de vergadering te communiceren. 
• Flexibiliteit: je speelt snel in op veranderingen en onverwachte situaties en je bent in staat snel te schakelen.
• Creatief denken: je denkt vooruit bij eventuele problemen die kunnen optreden, zodat je deze snel en effectief oplost. 

#5 De deelnemer

Als deelnemer in de vergadering heb je een algemenere rol, zonder specifieke verantwoordelijkheden. Je luistert naar de voorzitter, discussieert over de agendapunten en neemt beslissingen. Deelnemers hebben een belangrijke rol voor het creëren van inhoud en het bereiken van doelen binnen de vergadering. Zonder actieve deelnemers worden er in een vergadering geen doelstellingen bereikt, valt er niets te notuleren en is het maken van agendapunten nutteloos. 

Het betekent dus niet dat je als deelnemer binnen een vergadering niks hoeft te doen. Een aantal tips die je kunt volgen om een effectieve deelnemer te zijn:

• Bereid je voor door op de hoogte te zijn van de onderwerpen van de vergadering en door eventueel vragen en opmerkingen voor te bereiden.
• Wees respectvol en onderbreek niet iemand die aan het woord is.
• Focus je op de doelstellingen van de vergadering.
• Wees betrokken door vragen te stellen en feedback te geven.

Past deze rol bij mij?

• Teamspeler: je werkt makkelijk samen met anderen om doelen te bereiken.
• Luistervaardigheid: je luistert goed naar anderen en laat hen uitpraten.
• Communiceren: je bent in staat jouw vragen en ideeën duidelijk te communiceren, zonder anderen te onderbreken.
• Betrokkenheid: je toont actieve betrokkenheid in discussies en het nemen van beslissingen, geeft feedback en stelt vragen.

De deelnemer is de meest voorkomende rol binnen vergaderingen. Denk je dat je op een aantal punten wel verbetering zou kunnen gebruiken? Lees hier meer tips om efficiënter te vergaderen. 

De rollen binnen een vergadering

Afhankelijk van het type en de grootte van een vergadering, zijn er vaak verschillende rollen. De ene rol past beter bij de een dan bij de ander. Of je nu de leiding hebt als voorzitter, discussies en conclusies vastlegt als notulist, de verantwoording draagt over de agenda als tijdbewaker, actief deelneemt aan de vergadering of alles tot in de puntjes organiseert: elke rol is essentieel voor een geslaagde vergadering.

Stelling: Fysieke vergaderingen zijn effectiever dan online vergaderingen.

Eens of oneens? Laat het weten in de reacties!