Sollicitatie-etiquette: makkelijk aan te leren, veel profijt

Bij solliciteren draait alles om communiceren. Van het opstellen van je cv tot het tekenen van een arbeidsovereenkomst. Gezien je als sollicitant volledig afhankelijk bent van de andere partij, is de manier waarop jij communiceert bepalend voor het resultaat van jouw sollicitatie. Maar wat is goede communicatie? En wat is slecht?

Sollicitatie-etiquette: de ongeschreven regels van het solliciteren

Bij de zoektocht naar werk ligt de focus vaak op het schrijven van motivatiebrieven, het opstellen van cv’s en de voorbereiding op het sollicitatiegesprek. Hierbij wordt een klein, maar zeer belangrijk aspect vaak over het hoofd gezien: eenvoudige sollicitatie-etiquette. Sollicitatie-etiquette is het geheel van ongeschreven beleefdheidsregels en omgangsvormen die gebruikelijk zijn in sollicitatieland. Voor sommige mensen vanzelfsprekend, voor anderen onbekend terrein. Het volgen van de etiquette draagt bij aan het maken van een professionele (eerste) indruk en het vinden van een baan. Echter, het (onbewust) niet volgen van de etiquette kan ervoor zorgen dat al jouw kansen op een baan als sneeuw voor de zon verdwijnen. Met beleefdheid, respect en goede manieren heb je als sollicitant een streepje voor. Om je hierbij te helpen, hebben we de meest belangrijke etiquette op een rijtje gezet.

Telefoonetiquette

Iedereen kan een telefoongesprek voeren, maar niet iedereen kan dat op een bekwame en zakelijke manier. Gezien je gedurende een sollicitatieprocedure sowieso een keer gaat bellen of gebeld gaat worden, is het belangrijk om te weten hoe je professioneel overkomt. Een aantal tips:

#1 Voicemailbericht instellen

Wanneer je jouw telefoon niet op kunt nemen, kun je met een professioneel voicemailbericht toch een goede (eerste) indruk maken. Het instellen van een voicemail kost slechts een paar minuten tijd. Laat deze kans dus niet links liggen. Begin je bericht met “Dit is de voicemail van…” of “Momenteel ben ik niet bereikbaar…” en stuur aan op een vervolggesprek “Laat een bericht achter na de pieptoon, dan bel ik u zo spoedig mogelijk terug”. Houd het bericht kort en noem altijd je naam. Dan weet de beller dat hij/zij het correcte nummer heeft gedraaid.

#2 Voicemailbericht achterlaten/inspreken

Wanneer je belt met een vraag over je sollicitatie, is het telefoongesprek net iets spannender dan normaal. Wanneer je ook nog eens onverwachts wordt doorgeschakeld naar voicemail, wordt het extra lastig. Veel mensen worden overrompeld door de pieptoon en zijn niet voorbereid op het voeren van een eenzijdig telefoongesprek. Om te voorkomen dat je over je woorden struikelt en vergeet om belangrijke zaken te vermelden, dien je altijd voorbereid te zijn op een eventuele doorschakeling naar voicemail. Vernoem in je bericht de volgende onderdelen:

• Naam
• De reden waarom je belt
• Aansturen op een vervolg (bel je nog een keer terug of vraag je hem/haar om jou terug te laten bellen?)
• Contactinformatie
• Vriendelijke afsluiting

#3 Op voorhand bellen

Een bedrijf bellen voordat je gaat solliciteren is een welbekende sollicitatietip die vaak niet correct wordt toegepast. Gewoon even bellen om alvast je naam te laten vallen, is niet voldoende om indruk te maken. Wanneer je een vraag stelt waarvan je het antwoord eigenlijk had moeten weten, kan het zelfs een averechts effect hebben. Bel dus alleen als je inhoudelijke vragen hebt over de functie en bereid je goed voor zodat je, als de kans zich voordoet, alvast een goede indruk kunt maken.

#4 Stemgeluid, tempo  en volume

Spreek luid, maar ga niet schreeuwen, vermijd monotoom spreken, articuleer duidelijk, spreek niet te snel en gebruik de juiste intonatie om enthousiasme over te brengen. Wanneer het eerste contact plaatsvindt via de telefoon, bepaalt jouw stemgeluid namelijk voor 70% hoe je wordt waargenomen door de ander. Het gaat er dus niet alleen om wat je zegt, maar ook hoe je het zegt.

#5 Herhaal, vat samen en noteer

Herhaal na het bespreken van een onderwerp de belangrijkste punten en noteer zaken als data, tijden, salarisindicaties, locaties en ga zo maar door. Het is onprofessioneel om terug te bellen met de vraag waar je ook alweer had afgesproken.

E-mailetiquette

E-mail is een veelgebruikt medium om te solliciteren. Logisch, want het is een makkelijke en snelle manier om cv’s en motivatiebrieven te versturen. En juist omdat het makkelijk en snel gaat, worden er veel fouten gemaakt. Taal- en spelfouten komen vaak voor, maar e-mailetiquette gaat verder dan alleen correcte spelling. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van een professioneel e-mailadres, het niet vergeten van de bijlagen of het vermelden van contactinformatie. Hieronder een aantal handige tips die bijdragen aan het maken van een professionele indruk via e-mail. Wanneer je via een online inschrijfformulier solliciteert (bijvoorbeeld op een vacaturesite), is een groot aantal van de onderstaande tips ook toe te passen.

#6 Onderwerpregel

Vermeld in de onderwerpregel op welke vacature je solliciteert. Dan is het voor de ontvanger direct duidelijk waar het over gaat en kan hij/zij het makkelijk terugvinden.

#7 Aanhef

Kies voor het eerste mailcontact altijd een formele aanhef. Wanneer jouw contactpersoon op een informele manier reageert kun je, indien gewenst, op gelijke wijze reageren. Begin je e-mail bijvoorbeeld met “Beste Voornaam Achternaam” of “Geachte meneer/mevrouw Achternaam”.

#8 Contactinformatie

Maak er een gewoonte van om onderaan een e-mailbericht minstens je naam en telefoonnummer te vermelden. Stel eventueel een digitale handtekening in, zodat onder elk e-mailbericht automatisch jouw contactinformatie verschijnt.

#9 Formeel of informeel?

De (in)formele toon van een bericht kan voor een werkgever veel vertellen over de match tussen jou en het bedrijf. Om de juiste toon voor jouw sollicitatie te bepalen, kun je kijken naar de organisatiecultuur en -structuur. Voor een conservatief bedrijf met een traditionele bedrijfscultuur is een formele sollicitatie over het algemeen de beste optie (traditioneel cv en formeel taalgebruik). Bij kleine en jonge bedrijven krijg je vaak meer ruimte om af te wijken van de norm, bijvoorbeeld met een modern cv. Een andere goede manier om de toon van je sollicitatie te bepalen, is door te kijken naar de vacaturetekst. Stem de mate van formeel taalgebruik af op dat van de vacature.

#10 Gebruik een professioneel e-mailadres

Vermijd het gebruik van onprofessionele e-mailadressen als jan_is_the_best@hotmail.com. Hiermee loop je het risico om niet serieus genomen te worden. Maak desnoods een nieuw e-mailadres aan speciaal voor sollicitaties en houd het het simpel: voornaam.achternaam@emailprovider.com.

#11 Afbeeldingen

Wees zorgvuldig met het gebruik van afbeeldingen. Sterker nog, probeer het gebruik ervan te vermijden. Elke e-mailprovider toont afbeeldingen namelijk op een andere manier (dit komt door de verschillende manieren waarop providers HTML codes weergeven). Jouw perfect geplaatste foto kan bij een andere provider op een totaal andere plek staan.

#12 Voer als laatste stap pas het e-mailadres in

Moeite doen om fouten te minimaliseren, valt ook onder het kopje beleefdheid. Om te voorkomen dat je een e-mail per ongeluk (vroegtijdig of onafgerond) verstuurt, is het aan te raden om pas na het afronden van je bericht, het e-mailadres van de ontvanger in te voeren. Daarnaast kun je ter controle eerst je eigen e-mailadres invoeren. Lees het bericht vervolgens alsof je de ontvangende partij bent en open alle bijlagen. Op die manier weet je zeker dat alles klopt.

#13 Emotie

Wanneer je emotioneel bent (bijvoorbeeld na een afwijzing), is het aan te raden om even weg te lopen van de computer en te wachten met het verzenden van je bericht. Zodra de gemoederen bedaard zijn, kun je het bericht controleren en na een eventuele aanpassing versturen. Hiermee voorkom je dat emotie de overhand heeft en dat je dingen zegt waarvan je later spijt krijgt.

Algemeen

#14 Wees beleefd

Of je nu op sollicitatiegesprek gaat, een carrièrebeurs bezoekt of iemand via Skype spreekt, wees beleefd. Laat mensen uitspreken, luister naar wat ze zeggen, wees enthousiast, betrek alle aanwezigen bij het gesprek en spreek mensen aan met hun naam. Dit klinkt misschien erg voor de hand liggend, maar toch worden deze basisprincipes vaak vergeten zodra de sollicitatiestress toeslaat.

#15 Non-verbale communicatie

Zaken als het onderbouwen van uitspraken met lichaamstaal, het aannemen van een open houding en het maken van oogcontact dragen bij aan het maken van een professionele indruk. Zo geeft 82% van de recruiters aan dat het maken van oogcontact een positief effect heeft op de eerste indruk die ze over je vormen.

 #16 Gebruik geen contactinformatie of middelen van een werkgever

Gebruik nooit een e-mailadres of werktelefoon van je huidige werkgever voor een sollicitatie. Werkgevers zullen niet snel iemand aannemen die schaamteloos gebruik maakt van de middelen van een werkgever voor privédoeleinden.

#17 Uiterlijk

Kleed je naar de functie waarop je solliciteert en zorg voor een verzorgd voorkomen. Als je twijfelt tussen twee kledingopties, kun je in het geval van een sollicitatie het best kiezen voor de formelere optie.

#18 Wees punctueel

Kom niet te laat (maar ook niet te vroeg) voor een sollicitatiegesprek en houd je aan deadlines. Probeer vijf tot tien minuten voor een sollicitatiegesprek op locatie te zijn. Plan voor de tijd je route en houd rekening met eventuele vertraging. Punctualiteit is ontzettend belangrijk bij het solliciteren (en gedurende je carrière), omdat het wordt geassocieerd met discipline, zelfbeheersing, integriteit en respect. Wanneer je door onvoorziene omstandigheden toch te laat gaat komen, dien je dit direct door te geven aan jouw contactpersoon. Bied je oprechte excuses aan, leg uit waarom je te laat komt en geef een tijdsindicatie van de vertraging. Door adequaat te handelen en de andere partij direct in te lichten, is de kans groot dat ze begrip zullen hebben voor de situatie (mits je door overmacht te laat komt). Daarnaast laat je er mee zien dat je in dergelijke situaties professioneel handelt.

Conclusie

Beleefde omgangsvormen zijn onlosmakelijk verbonden met professionaliteit en spelen een doorslaggevende rol bij de selectie van geschikte kandidaten. Zorg ervoor dat je de bovenstaande etiquette-regels in je achterhoofd houdt en toepast bij je volgende sollicitatie. Je voorkomt ermee dat je (onbewust) de fout in gaat en je hebt een streepje voor op andere sollicitanten!

Stelling: door eenvoudige sollicitatie-etiquette te volgen kun je tekortkomingen op je cv (zoals een gebrek aan werkervaring) compenseren.

Eens of oneens? Laat het ons weten in een reactie!