Hoe haal je meer uit een vergadering? 6 tips

In bijna elk bedrijf wordt er vergaderd, maar sommige bedrijven slaan er flink in door. Daar is het vergaderen om het vergaderen, ook wel de ‘vergadercultuur’ genoemd. Naast de overdreven hoeveelheid aan meetings, zijn ze ook vaak erg vermoeiend en zelden productief. Veel vergaderingen zijn langdradig, zonder tijdsplanning of zelfs zonder duidelijke essentie.

Toch is effectief vergaderen makkelijker dan je denkt. Of je nu een leidinggevende of een deelnemer bent in de vergadering, door de juiste aanpak verhoog jij de productiviteit. In ons blog geven wij 6 tips hoe je meer uit je vergadering kunt halen. Lees snel verder!

#1 Voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Bepaal de agenda en de tijdsplanning ruim van te voren en stuur deze door naar alle deelnemers. Zo weet iedereen waar hij/zij aan toe is. Duidelijke afspraken zorgen voor duidelijke verwachtingen en leiden weer naar duidelijke resultaten.

Deel relevante informatie en zorg dat de deelnemers de vergaderstukken goed hebben doorgelezen. Prioriteer de agendapunten, zorg ervoor dat de belangrijkste punten als eerste worden besproken.

#2 Rolverdeling

Daarnaast is het belangrijk dat iemand de vergadering leidt en dat iemand notuleert. Hierdoor worden de besproken punten vastgelegd en wordt er niks vergeten. Notuleer niet meer dan noodzakelijk. Hou het kort en bondig. Notulen die te lang zijn worden vaak niet of nauwelijks gelezen.

De voorzitter van de vergadering is verantwoordelijk voor de structuur van de vergadering en zorgt dat alle agendapunten stuk voor stuk worden besproken. Daarnaast zorgt de voorzitter ervoor dat de vergadering klaar staat wanneer deze dient te beginnen en dat de vergadering niet uitloopt. Als voorzitter zal je tijdig per agendapunt moeten aangeven wanneer het tijd is voor het volgende agendapunt.

Ondanks dat je misschien niet als een van deze rollen fungeert kun je door juiste participatie en communicatie bijdragen aan de effectiviteit van de vergadering. Lees hier meer over beter communiceren op de werkvloer.

#3 Doelstellingen

Veel vergaderingen worden routinematig ingepland, maar zijn niet altijd noodzakelijk. Vaak lijkt het doel van de vergadering helder, maar in de praktijk weten de deelnemers niet altijd waarom ze exact bij elkaar zijn gekomen.

Zorg ervoor dat het doel van de vergadering vooraf duidelijk is. Een vergadering is dan ook alleen geslaagd als de besluiten uit de vergadering ook echt opgevolgd worden. Bepaal het soort vergadering die gaat plaatsvinden. Elke meeting vergt een andere aanpak.

Is het een beslissing-, mededeling- of brainstorm-vergadering? Bij een beslissingsvergadering wordt er uiteindelijk een besluit genomen. Zorg dat de meeting zo is ingedeeld dat de beslissing ook daadwerkelijk genomen kan worden.

Bij de mededelingsvergadering wordt een mededeling gedaan. Vraag je af of het wel noodzakelijk is om daar een gehele meeting voor op te zetten.

Een brainstorm vergadering kan vaker langer duren door het delen van ideeën, zorg dat er in deze vergadering goede afspraken worden gemaakt over het managen van de tijd.

#4 Timemanagement

Wanneer je gebruik maakt van een tijdsplanning loopt een meeting minder snel uit. Begin ook altijd stipt op tijd. Zo voorkom je irritatie bij de deelnemers die wel op tijd zijn.

Indien de vergadering uitloopt vraag dan om toestemming aan de deelnemers of de vergadering langer mag duren. Indien dit niet het geval is probeer dan onderwerpen te parkeren voor een volgende meeting. Ook als er een discussie ontstaat over een bepaald onderwerp is het veel effectiever dat de discussie wordt vervolgd op een ander tijdstip buiten de vergadering.

Welke rol je ook hebt binnen de vergadering, probeer mee te doen aan het managen van de tijd. Zo zorg je er samen voor dat je gefocust blijft per onderwerp en niet langer bezig blijft dan nodig!

#5 Rondvraag

De rondvraag is voor sommigen een bron van ergernis. De rondvraag is de gelegenheid om zaken aan de orde te brengen die niet op de agenda staan. Er kan irritatie ontstaan als er onderwerpen worden besproken die niet bijdragen aan het doel of zelfs helemaal niet thuishoren in de vergadering. Ook het aanhalen van onderwerpen die al besproken zijn wordt niet altijd gewaardeerd.

Indien jij of andere deelnemers nieuwe inzichten hebben verkregen tijdens de vergadering, kun je dit kort toelichten tijdens de rondvraag. Indien dit lang duurt, kun je deze bewaren tot een volgende vergadering. Zorg ervoor dat jij, of degene die notuleert, hier een agendapunt van maakt.

Houd de rondvraag zo kort en bondig mogelijk. Om de rondvraag kort te houden kun je een verantwoordelijke aanstellen. Zorg dat de rondvraag geen theekransje wordt maar dat er tijdig wordt gestopt zodat iedereen weer door kan met andere werkzaamheden.

#6 Staand vergaderen

Staand vergaderen wordt steeds populairder. Uit het onderzoek ‘The Effects of Stand-Up and Sit-Down Meeting Formats on Meeting Outcomes’ blijkt dat een staande vergadering 34% sneller gaat dan een zittende vergadering.

De deelnemers van de vergadering zijn geconcentreerder, productievere en creatiever. Dit leidt tot minder irrelevant gepraat onderling, snellere besluitvormingen en meer gegronde oplossingen. Staand vergaderen bevordert ook het groepsenthousiasme, deelnemers willen niet te lang staan en gaan daarom efficiënter en kernachtiger door de vergadering heen.

Daarnaast is staand vergaderen ook nog eens gezond. Zeker voor personen die heel de dag al zitten achter hun bureau. Staand vergaderen houdt je in beweging.

Vergader efficiënter!

De vergadercultuur is bij vele bedrijven nog zichtbaar. Naast de overdreven hoeveelheid aan meetings, zijn ze ook vaak erg vermoeiend en zelden productief. Veel vergaderingen zijn langdradig, zonder tijdsplanning of zelfs zonder duidelijke essentie. Haal daarom meer uit een vergadering. Vergader efficiënter!

Ten eerste, tref een goede voorbereiding. Zorg dat iedereen op de hoogte is van de te bespreken agendapunten. Prioriteer de agendapunten, zorg dat de belangrijkste punten als eerste worden besproken.

Daarnaast is het belangrijk dat vooraf het doel van de vergadering duidelijk is. Veel vergaderingen worden routinematig ingepland, maar zijn niet altijd noodzakelijk. Zorg dat alle deelnemers meedoen aan het managen van de tijd. Laat de voorzitter hier het voortouw in nemen. Houd vervolgens de rondvraag zo kort mogelijk, zodat de meeting niet (te lang) uitloopt. Parkeer onderwerpen voor een volgende vergadering indien nodig.

Probeer eens om staand te vergaderen. Staand vergaderen is 34% sneller dan een zittende vergadering en is ook nog eens gezond, het houdt je in beweging.

Stelling: routinematig vergaderen is niet meer noodzakelijk!

Eens of oneens? Laat het ons weten in de reacties