Een sollicitatiegesprek correct afzeggen: 5 tips

Wanneer je een goed excuus hebt en het afzeggen op een professionele manier aanpakt, hoeft het niet te betekenen dat je uit de procedure ligt. In dit blog geven we tips over het correct afzeggen van je sollicitatiegesprek.

Oorzaken afzeggen sollicitatiegesprek: 5 tips

Soms ontkom je er gewoon niet aan om een afspraak af te zeggen. Ondanks dat recruiters er waarschijnlijk niet vrolijker op zullen worden, zijn het ook gewoon mensen die weten dat het soms anders loopt dan gehoopt.

Het afzeggen van een sollicitatiegesprek kan verschillende redenen hebben en recruiters kunnen hier ook weer verschillend op reageren. Toch zijn er een aantal aanleidingen om een gesprek af te zeggen die in het algemeen als acceptabel gezien worden.

Het lukt je niet om de locatie te bereiken

Het komt voor dat je niet in staat bent de locatie van het sollicitatiegesprek te bereiken. Bijvoorbeeld omdat de trein niet rijdt, je auto het begeeft of dat je vast komt te staan in de file.

Het is dan je taak om dit zo snel mogelijk aan je contactpersoon te laten weten. Raak niet in paniek en ga geen smoesjes bedenken. Recruiters zijn ook mensen en die weten dat dit voor kan komen.

Je voelt je niet goed

Tijdens een sollicitatiegesprek wil je een goede indruk maken op de recruiters. Als je ziek bent, dan heeft dit waarschijnlijk gevolgen voor je prestaties tijdens het gesprek.

Wellicht heb je al heel lang uitgekeken naar het gesprek en wil je graag laten zien waarom jij dé juiste persoon bent voor de baan. Je kunt dan toch de keuze maken om toch naar het gesprek te gaan. Denk hier echter twee keer over na.

Als je ziek bent, ga je wellicht het gesprek in met enorme wallen onder je ogen of moet je constant niesen terwijl je antwoord geeft. Daarnaast is het nog maar de vraag of je helder kunt nadenken en goede antwoorden kunt geven op lastige vragen.

Een noodgeval

Noodgevallen kunnen helaas altijd voorkomen en zo ook nét voor een sollicitatiegesprek. Een familiecrisis, een verkeersongeluk of een brandend huis. Dit zijn extreme noodgevallen, maar ook kleinere voorvallen zorgen ervoor dat je veel tijd kwijtraakt.

Zulke zaken komen vaak uit het niets en maken het onmogelijk om je afspraak te halen. Als je deze vervelende tussenkomst eerlijk uitlegt, hebben recruiters hier begrip voor.

Een noodgeval is veelal overmacht en recruiters snappen dat sommige zaken nu eenmaal de prioriteit krijgen boven een sollicitatiegesprek.

Je realiseert je dat de baan toch niet de juiste voor je is

Of het nu bij je eerste of tweede gesprek is, het komt voor dat je als sollicitant erg twijfelt of de baan de juiste voor je is.

Als de baan echt niet bij je past, is dit een goede reden om een afspraak af te zeggen. Waarom zou je de tijd van jezelf en het bedrijf verdoen met een gesprek wat uiteindelijk tot niets leidt?

Het is ook mogelijk dat je een andere baan aangeboden hebt gekregen en dat je daarvoor kiest. Met hetzelfde uitgangspunt is dit ook een goede reden om een afspraak af te zeggen.

Om erachter te komen of een baan bij je past, is het belangrijk om te weten waarom je solliciteert. Lees meer hierover in dit blog.

Een sollicitatiegesprek correct afzeggen

Wanneer je het sollicitatiegesprek gaat afzeggen, is het verstandig om rekening te houden met een aantal richtlijnen. Op deze manier kom je professioneel over en voorkom je dat jouw reputatie schade oploopt. Daarnaast ben je, indien je dat wilt, in staat om je afspraak opnieuw in te plannen.

#1 Probeer het zo vroeg mogelijk te doen

Wanneer duidelijk wordt dat je niet aanwezig kunt zijn, is het wel zo netjes om direct contact op te nemen. De recruiter moet het gesprek voorbereiden en een gaatje vrijhouden in zijn of haar agenda. Hoe langer je wacht met afzeggen hoe groter de kans is dat hij of zij dat gat niet meer kan opvullen en hoe groter de frustratie zal zijn. Neem dus direct contact op zodra je weet dat je niet op gesprek kunt komen.

#2 Gebruik de telefoon

Voor veel mensen spreekt het voor zich, maar voorkom dat je één van de kandidaten bent die afzegt via een sms, WhatsApp-bericht of e-mail. Als je een bericht stuurt weet je niet zeker of het bericht is gelezen. Mensen lezen niet continu hun e-mailberichten of telefoonberichten.

Wanneer je iets afzegt, is het aan te raden om te bellen. Wanneer je belt, weet je zeker dat het bericht wordt overgebracht.

Ook als je last-minute moet afzeggen, moet je eerst proberen om te bellen. Lukt dit niet? Kies er dan voor om een tekstbericht te sturen, zodat de recruiters toch op de hoogte zijn van je afwezigheid. Het is dan wel verstandig om op een later moment telefonisch contact op te nemen.

#3 Bied je excuses aan en toon begrip

Bied altijd je excuses aan! Ook al heb je zelf weinig tot geen invloed gehad op de aanleiding van je afzegging en is het puur overmacht. Het staat zeer onprofessioneel en weinig begripvol als je niet duidelijk maakt dat je het vervelend vindt dat je de afspraak moet afzeggen.

De recruiters hebben tijd vrij gemaakt en geïnvesteerd in de voorbereiding. Het is zeker geen ramp als een afspraak niet doorgaat, maar het is prettig als de kandidaat hiervan bewust is.

Mocht je de sollicitatie definitief afzeggen, toon dan begrip voor eventuele teleurstelling van de recruiters. Misschien was jij dé droomkandidaat of was je al ver gekomen in de sollicitatieprocedure. De kans is dat recruiters ervan balen dat ze jou niet meer kunnen aannemen, al zullen ze dit in veel gevallen professioneel afronden.

#4 Wees eerlijk en duidelijk

Als je moet afzeggen kun je twee dingen doen. Ten eerste kun je een smoes verzinnen uit angst voor teleurstelling of afwijzing. Eén ding is zeker, op het moment dat recruiters dit doorkrijgen, is de teleurstelling en de kans op een afwijzing veel groter.

Ten tweede kun je de waarheid vertellen, ervan uitgaande dat je met een goede reden afzegt. Er zijn verschillende acceptabele redenen om een sollicitatiegesprek af te zeggen, deze komen later in dit blog aan bod.

De betere strategie is het vertellen van de waarheid. Geef kort en bondig aan waarom je niet in staat bent de afspraak na te komen. Kom niet met een lang en gedetailleerd verhaal, daar zitten de meeste recruiters niet op te wachten. Daarbij maakt het je verhaal minder geloofwaardig.

Het overdrijven van je verhaal is ook onverstandig, dit heeft hetzelfde effect. “Less is more” is zeker van toepassing bij het afzeggen van een afspraak. Mocht een recruiter verdere uitleg vragen, is het natuurlijk wel zo professioneel om antwoord te geven.

#5 Volg op

Indien je moet annuleren terwijl je nog wel de intentie hebt om voor de baan te gaan, dan is het afzeggen van het sollicitatiegesprek extra vervelend. Ondanks dat je slecht nieuws brengt, moet je toch proberen om een nieuwe afspraak in te plannen.

De kans is groot dat, indien je afzegt met een goede reden, de recruiters openstaan voor het inplannen van een nieuwe afspraak. Geef dan ook altijd aan dat je erg graag een tweede kans wilt om te laten zien dat jij de juiste kandidaat bent voor de functie. Vergeet niet om je agenda bij de hand te houden.

Als je een nieuwe afspraak gemaakt hebt via de telefoon, kun je een goede indruk maken door nog een extra e-mail te sturen. Het telefonisch contact was iets dat je moest doen, je moest immers laten weten dat je de afspraak niet ging halen. Een vervolgmail is niet verplicht. Doe je dit wel dan laat dit zien dat je er serieus van baalt en nog graag voor de baan wilt gaan.

 

Een sollicitatiegesprek afzeggen

Het komt nu eenmaal voor dat je een sollicitatiegesprek af moet zeggen. Dit hebben recruiters al veel vaker meegemaakt en dit is niet het einde van de wereld. Wees altijd eerlijk en ga geen smoesjes verzinnen. Probeer daarnaast zo vroeg mogelijk telefonisch de afspraak te annuleren. Wees duidelijk, maak je excuses en toon begrip over het ongemak dat je veroorzaakt.

Door je afspraak op deze manier af te zeggen, ben je zeer waarschijnlijk in staat om een nieuwe afspraak te maken. Door je afzegging op te volgen met een mail, laat je zien dat je er serieus van baalt en graag voor de baan wilt gaan.

  Update: Dit blog over een sollicitatiegesprek correct afzeggen verscheen voor het eerst op 11 december 2018 en werd op 11 juni 2024 geactualiseerd.  

Stelling: Als je een sollicitatiegesprek moet afzeggen sta je al 1-0 achter bij de recruiters.

Eens of oneens? Laat het ons weten in een reactie?