Hoe stel je een out of office in? 6 tips

Waarom stel je een out of office in?

Een out of office zorgt ervoor dat wanneer je met verlof bent, er automatisch een antwoord verzonden wordt vanuit jouw naam. Over het algemeen stel je een out of office in voor de ander, want het is natuurlijk voor de afzender ontzettend vervelend dat diegene een e-mail stuurt en pas na een aantal dagen antwoord krijgt of zelfs helemaal niet. Echter stel je ook je out of office in voor jezelf. Als je terugkomt van je verlof dan hoef je niet alle mails uitvoerig te lezen, veel zal al behandeld zijn terwijl je weg was. Of degene die contact met jou zocht is op de hoogte dat je iets later reageert, zo kun je op je gemak de mails beantwoorden als je terugkomt. 

Je hoeft niet elke keer als je weg bent een out of office in te stellen, meestal wordt er een reactietijd van 24 uur tot 48 uur gehanteerd. Mocht je niet in de gelegenheid zijn om binnen deze reactietijd te hanteren, stel dan een automatisch antwoord in. Dit geldt natuurlijk niet voor het weekend. 

#1 Vertel wanneer je weg bent 

Ten eerste is het handig dat je vertelt wanneer je weg bent. Vanaf welke datum en tot wanneer. Zo weet de lezer of je in de gelegenheid bent om snel terug te komen op zijn/haar mail of dat je voor een langere tijd niet werkzaam bent. 

Mocht je vertrekken bij je huidige baan, omdat je een nieuwe baan hebt gekregen stel dan ook je out of office in. Zo weet de lezer dat je niet meer gaat reageren op je e-mails. Doe dit ook als je met pensioen gaat, zo weet de zender dat jij niet meer terugkomt op zijn of haar mail. Tevens kun je er ook voor kiezen om een automatisch antwoord in te stellen als je langdurig ziekt bent. 

Tevens is het belangrijk dat je jouw out of office altijd een paar uur van tevoren instelt, voordat je daadwerkelijk vertrekt. Zo hoef jij jezelf niet meer druk te maken dat er een taak binnenkomt die je toch niet meer kunt afronden. Zorg er ook voor dat je jouw out of office niet gelijk uitzet als je begint, maar een paar uur later. Zo kun je in alle rust opstarten na je verlof. 

Voorbeeld

Ik ben afwezig van (datum vertrek) tot (datum terugkomst). 

Ik ben niet langer werkzaam bij Bedrijf X. Ik heb een nieuwe uitdaging gevonden, hierdoor lees ik mijn mail niet meer. 

#2 Zorg dat de lezer ergens terecht kan

Indien je lang afwezig bent, is het handig om te zorgen dat de afzender ergens anders terecht kan. Bijvoorbeeld bij een specifieke collega of een algemeen contactpunt. Mocht je dit in jouw automatische antwoord instellen, zorg er dan voor dat je dit wel even meldt bij de desbetreffende collega’s. Zo weten zij ook dat ze jouw e-mails toegezonden krijgen en dat ze daar eventueel op moeten reageren. 

Voorbeeld 

Voor dringende vragen kunt u contact opnemen met mijn marketing collega’s via email@provider.com.

#3 Vertel of jij je e-mail leest 

Tegenwoordig hebben veel mensen een telefoon of laptop van de zaak. Het is dan ook de vraag of mensen wellicht hun mobiele telefoon of laptop meenemen als ze bijvoorbeeld op vakantie zijn. Bij ziekte of zwangerschapsverlof dan wordt de mail vaak helemaal niet gelezen. Echter, als jij je mail wel leest ongeacht wat je reden van verlof is, dan is het mogelijk om dit ook in jouw automatische antwoord te vermelden. 

Voorbeeld

Ik lees mijn e-mail sporadisch, voor dringende zaken kun je contact opnemen met mijn collega’s van afdeling X.

#4 Maak je bericht persoonlijk

Jouw out of office kun je ook persoonlijk maken door iets meer te vertellen over de reden van afwezigheid. Denk hierbij aan leuke dingen, zoals je vakantiebestemming of misschien ga je wel met zwangerschapsverlof. Humor mag hier best onderdeel van zijn, let wel op dat het niet te onprofessioneel wordt. Dit is dan niet meer zakelijk. Het gebruik van een emoticon mag best. De afzender krijgt geen antwoord, maar wie weet kun je de afzender wel verblijden met een lach op zijn/haar gezicht als het automatische antwoord wordt gelezen. 

Voorbeeld 

Momenteel lig ik van datum X tot datum Y op het strand in Mexico. Ik probeer mijn mailbox tijdens het drinken van cocktails door te lezen. Mocht je dringende vragen hebben dan kun je mailen naar email@provider.com 

#5 Stel je out of office in

Hoe jij je out of office instelt hangt af van welke soort computer je gebruikt of de soort mailprovider. Vaak is het te vinden bij je mailinstellingen of -voorkeuren. Je hebt hier dan een kopje met automatische antwoorden of antwoordbericht. Bij de standaard instellingen stel je een onderwerpregel in en de inhoud van het bericht. Daarnaast vul je de datum en tijd vanaf en tot wanneer jouw automatische antwoord moet lopen in. 

Naast de standaard instellingen heb je ook geavanceerde instellingen. Hier stel je de reactietijd van jouw out of office in en of toegezonden mails naar een ander e-mailadres doorgezet moeten worden. 

#6 Test je out of office

Met het instellen van een out of office kunnen er ook dingen misgaan. Het is daarom verstandig dat je jouw out of office van tevoren test. Doordat je jouw out of office eerder instelt dan dat je vertrekt, kun je een testmail doen. Zo weet je of jouw out of office daadwerkelijk goed werkt. Het is namelijk erg vervelend als je terugkomt van je verlof en je automatische antwoord heeft al die tijd niet gewerkt.

Stel je out of office in! 

Indien je met verlof gaat is het belangrijk dat je voor jezelf en de zender van de e-mail een out of office instelt. Vertel van wanneer tot wanneer je weg bent, of jij je e-mail leest of waar ze terecht kunnen om wel een antwoord krijgen. Daarnaast kun je een persoonlijke touch geven aan je out of office met wat humor, maar zorg er wel voor dat de out of office zakelijk genoeg blijft. Test je automatische antwoord en zet hem wat eerder aan voordat je met verlof gaat. Zo heb jij geen omkijken meer naar jouw mailbox. 

Stelling: een out of office is ten alle tijde noodzakelijk om in te stellen tijdens je verlof. 

Eens of oneens? Laat het ons weten in de reacties!