9 tips voor een goede offboarding van je personeel

Offboarding is het proces dat in gang wordt gezet wanneer een werknemer de organisatie gaat verlaten. Wanneer je een goed offboarding proces hebt, dan blijft de werknemer met een positief gevoel werken tot de laatste dag. Hierdoor blijven zij gemotiveerd om het zo goed mogelijk af te ronden. Een goede offboarding zorgt voor een betere reputatie en je hebt nog jaren plezier van elkaar. Maak er dus werk van! Lees in ons blog 9 tips voor een goede offboarding van je personeel.

Werken aan een positieve offboarding

Zorg voor een goede offboarding door middel van een duidelijk ingericht proces. Daarbij is goede communicatie en tijd voor elkaar erg belangrijk. Begin met het vastleggen van het proces. Maak hiervan een soort stappenplan en doorloop dit op elk moment dat een werknemer afscheid neemt van het bedrijf. Hieronder geven we voorbeelden van de stappen die belangrijk zijn om te doorlopen.

#1 Bedank de medewerker

Het is natuurlijk nooit leuk als een medewerker vertrekt, maar dit hoort erbij en kan altijd gebeuren. Bedank de medewerker voor de inzet en energie die hij of zij heeft geleverd. Vertrekt de medewerker naar een ander bedrijf, feliciteer diegene met de nieuwe uitdaging. 

Medewerkers vinden het vaak erg spannend om een ontslaggesprek te voeren. Stel ze op hun gemak en toon begrip. Laat zien dat je mee wilt denken en er een goede uitwerkperiode van wilt maken. Het laatste contact is namelijk hetgeen dat het langst zal blijven hangen en dit moet ook positief zijn om ervoor te zorgen dat je werknemers ambassadeur blijven.

Wil jij het gesprek extra goed afronden? Vraag of je een aanbeveling kunt schrijven. Regelmatig vragen bedrijven namelijk om referenties.

#2 Maak duidelijke afspraken

Om het uitwerktraject goed te laten verlopen is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken. Denk bijvoorbeeld aan opgespaarde vakantiedagen. Worden deze uitbetaald of opgenomen? Wil de werknemer ze graag opnemen? Wanneer worden ze dan opgenomen? Dit is erg belangrijk om te weten, zo kunnen de lopende projecten op een goede manier worden afgerond en overgedragen.

Daarnaast moet er nog gecommuniceerd worden wanneer de laatste uitbetaling van het salaris en opgebouwde toeslagen zal plaatsvinden. Ook het pensioenoverzicht en de jaaropgaaf moet geregeld worden.

#3 Communiceer het vertrek

Wanneer er duidelijke afspraken zijn gemaakt, is het belangrijk om het nieuws te communiceren. Vertel het eerst aan de directe collega’s. Laat de communicatie niet geheel over aan de medewerker. Steun ze hier in, maar zorg wel dat ze er altijd zelf bij aanwezig zijn wanneer je het vertelt. 

Communiceer het nieuws van binnen naar buiten. Je begint bij de directe collega’s, dan ga je breder naar andere afdelingen en vervolgens naar externe partijen. Geef altijd een duidelijke reden van vertrek om speculaties te voorkomen.

Bij de communicatie naar externe partijen is het belangrijk dat je meteen communiceert wie in het vervolg de nieuwe contactpersoon wordt.

#4 Zorg voor een duidelijke overdracht

Vaak heeft de vertrekkende werknemer veel kennis die overgedragen moet worden aan een (nieuwe) collega. Echter, in veel gevallen is er niet meteen een nieuwe collega waar het aan overgedragen kan worden.

Dit maakt het des te belangrijk dat je een duidelijke overdracht op papier zet en dit daarnaast nog met je team bespreekt. Zij kunnen met ondersteuning van het document de nieuwe collega op de juiste manier met de benodigde kennis inwerken. 

#5 Regel administratieve werkzaamheden

Voor het vertrek van de medewerker is het belangrijk om de administratieve taken te regelen. Nadat de werknemer uit dienst treedt is het belangrijk dat hij of zij geen toegang meer heeft tot interne systemen, accounts of programma’s.

Stel daarnaast een out of office in, zodat externe partijen worden geïnformeerd dat ze voortaan bij iemand anders terecht kunnen. Zorg er dan ook voor dat mails automatisch worden omgeleid naar het mailadres van de vervangende collega. Dit wordt altijd een korte periode gedaan na vertrek, zodat er geen belangrijke informatie van klanten wordt gemist. 

Staat de vertrekkende werknemer op de ‘over ons’ pagina op de website? Zorg er dan voor dat deze gegevens van de website verwijderd worden.

#6 Houd een exitgesprek

Neem de tijd voor een exitgesprek met de vertrekkende werknemer. Geef de werknemer de kans om open en eerlijk te zijn over de reden van vertrek en zijn of haar ervaring binnen het bedrijf. Hierbij is het belangrijk dat je vooral luistert en zelf niet te veel praat. 

Dit is hele relevante kennis voor het bedrijf. Door hier oprecht naar te luisteren en er iets mee te doen, kun je in de toekomst voorkomen dat medewerkers vertrekken. Daarnaast zal de medewerker zich gehoord voelen en met een goed gevoel vertrekken.

Hierbij is de vraag ‘hadden we er iets aan kunnen doen om dit vertrek te voorkomen?’ erg belangrijk. Zie dit niet als kritiek, maar zet het om naar een verbeterpunt. Laat het daar niet bij zitten, maar ga actief aan de slag om hier ook echt iets mee te doen.

#7 Bedrijfsmiddelen inleveren

Is de werknemer in het bezit van bedrijfseigendommen zoals een laptop, telefoon, pasje of sleutel, auto, bedrijfskleding of andere eigendommen? Zorg ervoor dat de werknemer dit op zijn of haar laatste werkdag netjes kan inleveren.

Maak een standaard checklist die bij iedere vertrekkende werknemer gebruikt wordt om te controleren of alles weer ingeleverd is.

#8 Neem de tijd voor een mooi afscheid

Iedere vertrekkende werknemer vindt waardering belangrijk. Een afgeraffeld afscheid zorgt voor een slecht gevoel bij het bedrijf. Organiseer daarom een persoonlijk en passend afscheid. 

De vorm van het afscheid kan verschillen van een lekkere lunch, een mooie speech van directe collega’s of een groots afscheid met een borrel. Waar je voor kiest is afhankelijk van de persoon en de rol die hij of zij had binnen het bedrijf. 

Het is natuurlijk logisch dat het afscheid van een stagiaire die er maar een half jaar heeft gewerkt minder uitgebreid zal zijn dan het afscheid van een werknemer die er meer dan 10 jaar heeft gewerkt. 

#9 Blijf in contact met elkaar

Je wilt gewaardeerde oud-werknemers blijven binden aan het bedrijf. Deze mensen kunnen in de toekomst misschien wel heel waardevol zijn. Zorg er dus voor dat oud-werknemers het bedrijf niet vergeten. 

Dit doe je door ze uit te nodigen voor bedrijfsborrels of ze met feestdagen een leuke attentie te sturen. Daarnaast werkt het ook goed als je eens in de tijd even vraagt hoe het met ze gaat. Bekijk wat het beste bij je past, maar steek hier wel energie in, want dit kan erg waardevol zijn. 

Laat de deur altijd open voor een eventuele terugkeer van oud-medewerkers. Zeker bij een krappe arbeidsmarkt is dit erg belangrijk. Connect op LinkedIn en blijf in contact. Maak daarnaast ook duidelijk dat ze altijd terug mogen komen. 

Neem goed afscheid met offboarding

Een goede offboarding is net zo belangrijk als een goede onboarding. Wanneer medewerkers met een positief gevoel het bedrijf verlaten, dan blijven ze ambassadeur van je bedrijf en je houdt er een goede reputatie aan over. 

Maak een duidelijk plan van het proces dat je ingaat wanneer een werknemer uit dienst gaat. Zorg dat je dit plan altijd helemaal doorloopt en neem hier ook de tijd voor. 

Stelling: een slechte offboarding kan de reputatie van je bedrijf schaden. 

Eens of oneens. Laat het weten in onze reacties.