Hoe help je als leidinggevende jouw team met goed timemanagement?

#1 Ontdek de bron van het probleem

De eerste stap is het inzichtelijk maken van de oorzaak van het tijdsverlies. Of iemand nu blijft hangen in de administratie, gewoonweg te veel werk op zich neemt of zich geen raad weet met het stellen van de juiste prioriteiten. Zonder het blootleggen van de bron is er een kans dat jij je tijd en energie in de verkeerde activiteiten gaat steken.

Een goede start hierin is om het gesprek aan te gaan. Voer gesprekken met werknemers om de oorzaak van hun problemen met timemanagement te begrijpen. In het eerste gesprek met je medewerkers zullen ze zelf bepaalde problemen aankaarten. Een goede basis. Helaas blijkt uit onderzoek dat medewerkers vaak een ander beeld hebben van hun tijdsbesteding dan de werkelijkheid. 

Daarom is het goed om afspraken te maken over het in kaart brengen van de tijdsbesteding. Dit houdt in dat jouw team daadwerkelijk bijhoudt hoe lang ze aan hun taken werken. Laat werknemers een tijdlogboek invullen voor bijvoorbeeld 2 weken. Hier zijn zelfs speciale tools voor. Een voorbeeld hiervan is Toggl. Hiermee kunnen mensen op een laagdrempelige manier hun tijdsbesteding in kaart brengen. Met deze informatie kunnen jullie samen inzichtelijk maken wat de oorzaak van het tijdsverlies is.

#2 Reflecteer niet alleen de werknemer

De oorzaak van slecht timemanagement ligt niet altijd bij een werknemer. Veelvoorkomende redenen zijn bijvoorbeeld:

• Niet weten aan welk werk prioriteit gegeven moet worden
• Moeite hebben om “nee” te zeggen, zelfs als er al te veel werk is
• Uitstellen of niet afmaken van taken, door een onduidelijke planning
• Een inefficiënte vergadercultuur 

De reden dat het fout gaat, ligt vaak gedeeltelijk bij de organisatie. Bijvoorbeeld een onduidelijke strategie, een te hoge werkdruk of een cultuur waarbij “nee” zeggen lastig is gaan hier vaak mee samen. De taak van de leidinggevende is dan om hier iets aan te doen. Reflecteer daarom ook op je eigen rol in het tijdsverlies. 

#3 Motiveer mensen aan de slag te gaan

Sommige medewerkers erkennen dat ze hulp nodig hebben bij timemanagement, terwijl anderen dat niet herkennen. Als leidinggevende is het belangrijk om duidelijk te maken dat het geen mislukking is om ondersteuning nodig te hebben bij timemanagement. Het is vaak een probleem met meerdere verantwoordelijken en het is in ieders belang dat er verbeteringen volgen.

De voordelen van tijdregistratie hebben niet alleen betrekking op verhoogde productiviteit of het behalen van doelen en deadlines. Een verbetering van timemanagement levert een échte bijdrage aan het welzijn op de werkplek. Het voorkomt overwerken en burn-outs en draagt bovendien bij aan het werkgeluk dat wordt ervaren. Reden genoeg om hiermee aan de slag te gaan. Maak dit je team ook duidelijk!

#4 Zorg voor duidelijkheid

Het is verstandig om eerst aan de slag te gaan met jouw eigen verantwoordelijkheden! De verantwoordelijkheid van een leidinggevende is de verwachtingen helder te maken voor alle betrokkenen. Zorg voor een duidelijke communicatie van de doelen, deadlines, prioriteiten en verantwoordelijkheden. 

Zodra je de verwachtingen duidelijk hebt gemaakt, maak je een tijdlijn voor hoe jij blijft inchecken en kijk je of het de goede kant opgaat. Blijf de voortgang monitoren en herhaal regelmatig de prioriteiten. Verder is het zaak dat jijzelf een goed voorbeeld bent. Kom zelf je afspraken na en communiceer updates of veranderingen van prioriteiten tijdig.

#5 Ontwikkel timemanagement vaardigheden

Dé manier om werknemers te helpen bij het verbeteren van timemanagement, is door hen te leren hoe. Leer je team manieren aan om taken effectief aan te pakken. Training op de volgende drie gebieden zal effectief tijdbeheer aanzienlijk ondersteunen:

Plannen en prioriteiten stellen

Door te leren hoe belangrijke taken kunnen worden ingeschat en ingepland, kunnen werknemers anticiperen op hoe hun dag/week/maand zal verlopen. Door prioriteiten te leren stellen, kunnen werknemers ook voorkomen dat ze hun aandacht besteden aan de verkeerde taken. 

Communicatieve vaardigheden

Training gericht op het verbeteren van communicatieve vaardigheden leert medewerkers hoe en wanneer ze updates moeten geven over de voortgang van hun werk. Dit helpt ze hun eigen werk beter te managen, maar ook afspraken te maken en na te komen.

Organisatorische vaardigheden

Het is noodzakelijk om zowel de tijd als de werkomgeving te organiseren. Een ongeorganiseerde werkplek leidt er toe dat een werknemer veel tijd verspilt. Dit gaat niet alleen over de fysieke werkplek, maar ook over de digitale werkplek. Een slecht georganiseerde mappenstructuur of mailindeling is enorm tijdrovend. 

#6 Bied ondersteuning

Om je team beter te ondersteunen is het verstandig om werknemers in teams te plaatsen met korte termijn doelen. Zo kan een een groot project opgedeeld worden in kleinere delen, die beter beheersbaar zijn. Daarbij kun je verschillende teams beter op elkaar afstemmen wanneer de projecten wat compacter zijn. Als leider heb je inzicht in bepaalde dingen die zij niet hebben.

• Is er nagedacht over wat ze nodig hebben van andere afdelingen?
• Hoe lang gaat het verzamelen van middelen duren?
• Is de planning voor alle betrokkenen realistisch?
• Wie is verantwoordelijk voor welk onderdeel?

Ook kan verlies van kostbare tijd vaak voorkomen worden als de problemen op tijd duidelijk worden. Deze verantwoordelijkheid ligt deels bij de werknemer, die moet hierover communiceren op het moment dat het fout gaat. Echter, als leidinggevende kun je dit ook stimuleren. 

Organiseer één-op-één ontmoetingen met teamleden om de voortgang te bespreken. Naast ingeplande momenten kan het prettig zijn om af en toe vragen te stellen als: “Hoe gaat het?” en “Wat kan ik doen om te helpen?”

Dit vergt veel tijd van jou als leidinggevende. Echter, je investeert tijd die meerdere mensen veel tijd gaat opleveren!

#7 Evalueer 

Het evalueren van gemaakte planningen en afspraken is essentieel wanneer je effectieve verbeteringen wilt toepassen. Om beter te worden in het indelen van tijd is het belangrijk om de keuzes die zijn gemaakt te evalueren. Neem de tijd om te reflecteren op de afgelopen periode. Regelmatig evalueren helpt jou bij het creëeren en het behouden van overzicht. Het helpt jou en je medewerkers om verbeterpunten inzichtelijk te maken en aan te pakken.

#8 Erken verbeteringen 

Waardering is essentieel voor werknemers. Een grote drijfveer op de werkvloer is om gewaardeerd te worden door collega’s en leidinggevenden. Mensen die zich gewaardeerd voelen, zijn gelukkiger. Door erkenning van goede prestaties worden mensen gemotiveerder, productiever en meer gefocust op persoonlijke ontwikkeling.

Positieve waardering en erkenning van goed timemanagement helpt jouw team te realiseren dat ze aan de prestatieverwachtingen voldoen door hun tijd effectief te beheren. Waardering zal hen inspireren om hun inspanningen voort te zetten. Medewerkers die deadlines halen kun je waarderen in één-op-één gesprekken of teamoverleggen.

Help als leidinggevende jouw team met goed timemanagement!

Timemanagement kan voor iedereen een uitdaging zijn, maar het is een cruciale vaardigheid in elke branche en functie. Ga aan de slag met deze tips hoe je als leidinggevende jouw team helpt met goed timemanagement! De eerste stap is het inzichtelijk maken van de oorzaak van het tijdsverlies. De reden dat het fout gaat, ligt vaak gedeeltelijk bij de organisatie. Het is verstandig om eerst aan de slag te gaan met jouw eigen verantwoordelijkheden!

Dé manier om werknemers te helpen bij het verbeteren van timemanagement, is door hen te leren hoe. Leer je team manieren aan om taken effectief aan te pakken. Het evalueren van gemaakte planningen en afspraken is essentieel wanneer je effectieve verbeteringen wilt toepassen. Positieve waardering en erkenning van goed timemanagement helpt jouw team te realiseren dat ze aan de prestatieverwachtingen voldoen door hun tijd effectief te beheren.

Stelling: de verantwoordelijkheid van goed timemanagement ligt bij een leidinggevende!

Eens of oneens? Laat het ons weten in de reacties!