6 tips voor het inwerken van nieuwe werknemers in tijden van corona

Bij veel bedrijven zijn onboarding programma’s voor het grootste gedeelte niet digitaal. Voor hen wordt het inwerken van nieuwe werknemers een stuk moeilijker in tijden van corona. Toch is het goed inwerken van nieuwe collega’s zeker mogelijk. In dit blog 6 tips hoe je het inwerken van nieuwe werknemers het beste aanpakt in tijden van corona.

Waarom goed inwerken van nieuwe werknemers zo belangrijk is

Binnen een organisatie wil je dat nieuwe werknemers zich snel onderdeel gaan voelen van het team. Werknemers die goed worden ingewerkt en begeleid, verwerven sneller de kennis, ervaring en vaardigheden die zij nodig hebben om hun taken goed uit te voeren. Daarnaast zullen zij meer feeling krijgen met de bedrijfscultuur.

Werknemers die een onboarding programma hebben gehad zijn 54% productiever vergeleken met nieuwe werknemers zonder onboarding.

Juist in tijden van corona is onboarding dus extra belangrijk. De meeste collega’s werken thuis en de nieuwe werknemer misschien ook wel. Het is nu extra lastig om een goede band te krijgen met collega’s en feeling te krijgen met de bedrijfscultuur. Daarom moet er juist nu extra gefocust worden op onboarding.

Werknemers inwerken in tijden van corona

Het inwerken van nieuwe werknemers zal nu lastiger uitvoerbaar zijn, omdat (bijna) iedereen thuis werkt. Hoe zorg je er dan voor dat het inwerken van nieuwe werknemers in tijden van corona toch goed verloopt? Met de volgende tips kunnen werknemers ook nu goed worden ingewerkt.

#1. Goede voorbereiding

Een goede voorbereiding is nu extra belangrijk. Nu bijna iedereen thuis werkt is het lastiger om met collega’s mee te kijken en van daaruit feeling te krijgen met het bedrijf.

Je wilt dat de nieuwe werknemer meteen goed van start kan gaan. Voorafgaand aan de eerste werkdag zou je bijvoorbeeld per mail de werknemer al op de hoogte kunnen brengen van hoe de eerste dagen er uit komen te zien.

Om het persoonlijker en leuker te maken zou je dit ook kunnen doen op een creatievere manier dan via de mail. Bijvoorbeeld via een intro video opgenomen door collega’s. Of maak een stappenplan/to do lijst visueel en overzichtelijk waardoor meteen een leuk en duidelijk beeld ontstaat van wat de werknemer kan verwachten.

Voor extra persoonlijke binding tussen organisatie en werknemer zou je een thuisbezorgd welkomstpakket kunnen sturen. Dit geeft aan dat je aan de werknemer hebt gedacht en hij of zij zal zich nu extra welkom voelen en uitkijken naar de eerste werkdag.

#2. Een creatief welkom

Normaal gesproken loopt de werknemer op de eerste werkdag het kantoor binnen en stelt zichzelf voor aan alle collega’s. Dit is nu niet mogelijk, omdat bijna iedereen thuis aan het werk is.

Ook in deze tijden is het erg belangrijk om je collega’s te leren kennen en te weten wat zij doen binnen het bedrijf.

Is het kantoor open en zijn hier enkele collega’s aan het werk? Laat de werknemer dan zeker een keer naar kantoor komen. Elk face-to-face contact is mooi meegenomen en zo zal de werknemer ook een beter beeld krijgen waar hij of zij normaal gesproken werkzaam zal zijn.

Om kennis te maken met de andere collega’s kun je een creatieve introductie organiseren door bijvoorbeeld een virtuele tour door het kantoor te geven of een video te maken waarin alle collega’s zichzelf op een leuke manier voorstellen.

Naast dat de werknemer kennis maakt met het bedrijf en de collega’s is het net zo belangrijk dat alle collega’s op de hoogte zijn van de nieuwe werknemer en daar ook kennis mee maken. Plan hiervoor met iedereen tegelijk een video call in waarin de manager de leiding zal nemen. Op die manier zullen collega’s ook makkelijker contact zoeken met de nieuwe werknemer wat voor extra binding zorgt.

De kennismaking kan ook op een creatieve manier worden doorgetrokken naar de online vrijdagmiddagborrel. Doe bijvoorbeeld een spel waarbij iedere collega een typisch kenmerk over zichzelf naar de baas/manager stuurt. Tijdens de online vrijdagmiddagborrel zal de manager één voor één het typische kenmerk voorlezen, aan iedereen de taak om zo snel mogelijk te roepen over welke collega het gaat.

#3. Genoeg momenten inplannen

Voor de nieuwe medewerker is de drempel om even een vraagje tussendoor te stellen nu groter dan normaal. Waar je normaal op kantoor gewoon even naar een collega loopt, moet je nu een bericht sturen of bellen om een vraag te kunnen stellen. Je weet niet precies waar je collega’s mee bezig zijn en of je ze op dat moment stoort.

Bespreek duidelijk op welke manieren de communicatie binnen het bedrijf plaats vindt nu (bijna) iedereen thuis werkt. Maak een contactenlijst van alle collega’s waar in beschreven staat hoe en op welke manier ze het best bereikbaar zijn.

Daarnaast is het ook goed dat de manager zich voldoende laat horen. Stuur tussendoor een kort berichtje om te vragen of alles goed verloopt, waardoor de drempel om vragen te stellen minder groot wordt. Plan daarnaast vaste afspraken in met de nieuwe werknemers om ze verder op weg te helpen. Vooral de eerste dag is het belangrijk om hier wat extra tijd voor in te plannen. Bel in de eerste week aan het einde van de dag even de werknemer om te bespreken hoe hij of zij de werkdag heeft ervaren.

Bouw dit langzaam af, maar blijf actief contact houden, zodat je laat weten dat je aan de nieuwe werknemers denkt.

#4. Inwerkbuddy

Wanneer (bijna) iedereen thuis werkt is het lastiger voor nieuwe medewerkers om even bij collega’s mee te kijken hoe bepaalde werkzaamheden in elkaar zitten. Het buddysysteem is hier heel effectief voor.

De nieuwe werknemer wordt aan een buddy gekoppeld met dezelfde of een vergelijkbare functie. Dit zorgt voor een gevoel van vriendschap op de werkvloer, vertrouwelijkheid en persoonlijk contact. De buddy kan de werknemer op een persoonlijke manier wegwijs maken.

Doordat je in het begin je collega’s nog niet goed kent en niet precies weet bij wie je moet zijn voor specifieke vragen kun je hiervoor altijd terecht bij je buddy. De buddy kan de vragen beantwoorden of je linken met de juiste persoon die daarover gaat.

Dit kan door middel van video bellen bijvoorbeeld, maar de buddy kan ook zijn of haar scherm delen om bepaalde systemen uit te leggen.

Selecteer de buddy ook op gevoel van betrokkenheid, omdat hij of zij het eerste aanspreekpunt zal zijn is het belangrijk dat diegene goed klikt met de werknemer.

#5. Geef de nieuwe werknemer meer tijd

De gemiddelde nieuwe werknemer krijgt te maken met maar liefst 54 activiteiten om af te ronden tijdens zijn of haar inwerktijd. Een nieuwe baan is voor iedereen al een spannende tijd, maar in tijden van corona natuurlijk helemaal. Te veel (onnodige) taken kunnen dan nog meer stress veroorzaken en ervoor zorgen dat de productiviteit helemaal achterblijft.

Balans in het zenden van nieuwe informatie en de hoeveelheid taken op de to do list is erg belangrijk. De buddy van de werknemer zou de complete to do lijst kunnen hebben. Op deze manier kan de werknemer snel nieuwe taken krijgen als de rest is afgerond. Doordat deze taken in eerste instantie nog niet zichtbaar zijn kan de werknemer zich goed focussen op de andere werkzaamheden.

In deze situatie kan het allemaal misschien wat minder snel gaan. Gun de nieuwe werknemer daarom wat meer inwerktijd.

#6. Overzicht creëren

In de eerste weken van een nieuwe baan komt er altijd veel informatie op de werknemer af. Nu (bijna) iedereen vanuit huis werkt zal dit misschien nog meer zijn waardoor de werknemer misschien door de bomen het bos niet meer ziet.

Zorg voor overzicht door het inwerktraject visueel te maken. Maak bijvoorbeeld een tijdlijn met de to do’s waardoor de werknemer alles kan afvinken wat is afgerond.

Voorkom daarnaast ook dat nieuwe werknemers verdwaald raken in alle systemen. Houdt alle onboarding informatie op een plek en maak een instructieoverzicht per systeem.

Zo werk je, in tijden van corona, nieuwe werknemers in

Bereid je goed voor door alle benodigdheden voor de nieuwe werknemer klaar te hebben liggen en voorafgaand aan de eerste werkdag te communiceren wat de werknemer van de eerste werkdagen kan verwachten.

Het is belangrijk dat de werknemer zich welkom voelt en kennis maakt met alles collega’s. Dit kan op verschillende creatieve manieren. Denk hierbij aan een intro video of een video waarin alle collega’s zich kort voorstellen. Plan een gezamenlijke video call in waardoor alle collega’s de nieuwe werknemer ook leren kennen.

Contactmomenten zijn nu extra belangrijk omdat de werknemer niet even tussendoor naar een collega kan lopen om iets te vragen. Koppel hiervoor een buddy met een vergelijkbare functie aan de nieuwe werknemer die de werknemer kan inwerken, maar daarnaast is het ook belangrijk dat de manager en of baas ook regelmatig van zich laten horen.

Inwerken op afstand zal misschien wat langer duren. Gun de werknemer daarom wat extra tijd. Daarbij is het belangrijk dat de werknemer niet overspoeld wordt met informatie waardoor hij of zij door de bomen het bos niet meer ziet. Begin met een kleine to do lijst en voeg daar steeds een taak bij wanneer er iets is afgerond.

Op deze manier zal de werknemer persoonlijk en goed ontvangen worden waardoor hij of zij snel binding krijgt met de organisatie(cultuur) en collega’s.

Stelling: het goed inwerken van nieuwe werknemers is ook mogelijk in tijden van corona.

Eens of oneens. Laat het weten in onze reacties.