Hoe voer je een goed eerste functioneringsgesprek? 10 tips

Het is een aantal maanden nadat je begonnen bent. Je bent net gewend geraakt aan je nieuwe werkomgeving, maar dan staat ineens je eerste functioneringsgesprek op de planning. Je nieuwe werkgever gaat met jou het gesprek aan om jouw ‘functioneren’ te bespreken.

Sommige werknemers bereiden zich niet voor en laten het maar over zich heen komen. Dit is zonde, want een functioneringsgesprek is een gesprek waar veel uit te halen is en waar veel meer in besproken wordt dan alleen jouw beoordeling. Door het als een kans te zien en deze met beide handen aan te grijpen kun je veel profijt hebben van het functioneringsgesprek!

Het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek

Er zijn verschillende gesprekken tussen jou en je werkgever. De meest bekende gesprekken zijn het beoordelingsgesprek en het functioneringsgesprek, die erg van elkaar verschillen.

Een beoordelingsgesprek is een eenrichtingsgesprek. Je leidinggevende geeft zijn of haar mening over jouw werk in de afgelopen periode. Bij een beoordelingsgesprek is je eigen inbreng klein. Het is een prestatiebeoordeling waarbij een analyse wordt gegeven over je prestaties.

Een functioneringsgesprek daarentegen is een tweerichtingsgesprek. Zowel de werkgever als de werknemer kunnen punten op de agenda zetten en hebben hun inbreng. Het is een open gesprek dat over allerlei verschillende onderwerpen kan gaan. Een functioneringsgesprek is toekomstgericht en heeft als doel jouw functioneren en de onderlinge samenwerking te verbeteren.

Omdat het een tweerichtingsgesprek is en er voor jou als werknemer veel voordeel te halen is, is het prettig om te weten hoe jij het meeste uit een functioneringsgesprek kan halen. Hoe je dat doet lees je in dit blog.

#1 Bereid je goed voor!

Een goede voorbereiding is belangrijk voor een zinvol gesprek. Een goed begin is om je leidinggevende te vragen welke punten hij of zij wil bespreken. Hier kun je achterkomen door er gewoonweg naar te vragen. Ook komt het voor dat bedrijven speciale formulieren hebben die leidinggevenden als leidraad aanhouden. Als je naar deze formulieren informeert krijg je al zicht op de onderwerpen die besproken gaan worden. Zie hier een voorbeeld van een formulier van een functioneringsgesprek. 

Zorg ervoor dat jouw onderwerpen ook op de agenda komen te staan! Geef deze van te voren aan, zodat er tijdens het gesprek ruimte voor deze onderwerpen is. Welke onderwerpen dit kunnen zijn, vind je terug in de overige tips.

#2 Blik terug op je eerste maanden

Bij nieuwe werknemers zal er extra aandacht zijn van voor de ervaringen van je eerste periode.  Hierdoor is het zinvol om terug te kijken naar jouw start bij de organisatie. In het gesprek kunnen veel onderwerpen naar voren komen. Vragen die jezelf kunt stellen zijn;

• De eerste maanden zitten er op; zit je goed op je plek?
• Ben je goed opgevangen in het team?
• Sluit de baan goed aan op je intrinsieke motivatie?
• Wat ging er de afgelopen periode goed, wat ging minder goed?
• Hoe heb je de sfeer ervaren en hoe kan deze eventueel verbeterd worden?
• Hoe verliep de samenwerking met je leidinggevende?

Het is van belang dat je in staat bent kritisch naar jezelf te kijken. Zonder zelfreflectie ga je heel anders het gesprek in gaan dan je leidinggevende die zonder twijfel wel in staat is jouw functioneren kritisch te beoordelen.

Daarbij is het verstandig om met voorbeelden jouw ervaringen te verduidelijken. Het onderbouwen van je beleving met voorbeelden is gemakkelijk voor te bereiden en zorgt ervoor dat je zelfverzekerder het gesprek in gaat. Om voorbeelden duidelijk over te kunnen brengen kun je de  STARR-methode gebruiken. 

Zijn er dingen die minder goed gingen? Om te voorkomen dat je tijdens het gesprek overkomt als een klager zonder oplossing, doe je er goed aan na te denken over concrete oplossingen. Wees onderdeel van de oplossing! Het kan natuurlijk zijn dat je zo snel zelf geen oplossing ziet. Een mogelijkheid is om je dilemma voor te leggen aan collega’s, die wellicht wel een suggestie voor je hebben.

Lees meer over waarom jouw collega’s belangrijker zijn dan je denkt!

#3 Kijk naar de komende periode

Door je eerste maanden te analyseren kom je zeer waarschijnlijk op punten die je in toekomst graag wilt verbeteren. Ook hier kunnen vele onderwerpen relevant zijn, gebaseerd op jouw werksituatie;

• Welke verwachtingen heb je voor de aankomende periode?
• Wat wil je de komende periode bereiken?
• Op welke manier kunnen anderen, je leidinggevende of collega’s, bijdragen aan jouw ontwikkeling?
• Wat verwacht de leidinggevende van jou deze periode?
• Wil je een cursus of opleiding volgen? Schrijf argumenten op waarom dit van waarde is voor jou én de organisatie.
• Wat kan er in jouw ogen verbeterd worden binnen de organisatie?

Omdat jij nieuw bent bij de organisatie is de kans groot dat je dingen ziet die verder niemand meer opvallen. Een organisatie heeft echt baat bij nieuwe werknemers met een frisse blik!

#4 Let op je gedrag

Een gesprek met je leidinggevende over jouw functioneren is voor sommige een spannend vooruitzicht. Zeker als het om je eerste funtioneringsgesprek in je nieuwe werkomgeving gaat. Je gedrag is een grote factor in het verloop van een gesprek. Door je bewust te zijn van je gedrag en hier op te letten zorg je ervoor dat je professioneel het gesprek aan gaat.

#5 Sta open voor kritiek

Schiet niet bij elke kritische noot in de verdediging. Natuurlijk is het vervelend om kritiekpunten aan te horen, maar probeer het te zien als opbouwend advies. Doe er je voordeel mee!

Misschien ben je het niet eens met je leidinggevende, dat kan natuurlijk. Stel dan open vragen en laat hem of haar voorbeelden geven ter verduidelijking. Om te laten zien dat je open staat om aan dit punt te werken is het zinvol om te vragen of de leidinggevende zijn of haar verwachtingen van jou concreet kan maken.

#6 Houd je emoties in bedwang

Loopt het gesprek totaal anders dan je vooraf gedacht had, kan het zijn dat de emoties oplopen. Probeer rustig te blijven! Boos worden of huilen is niet bevorderend voor de werkrelatie en jullie moeten nog langer samenwerken. Wat je in deze situatie kunt doen is voor te stellen om de afspraak een andere keer te hervatten, om in de tussentijd te kalmeren en na te denken.

#7 Participeer!

Voorkom eenzijdige communicatie tijdens het gesprek. Door actief mee te doen tijdens je eerste functioneringsgesprek voorkom je een eenzijdige beoordeling. Daarbij is het de enige manier om de punten die jij belangrijk vindt te bespreken. Ook laat je meteen zien dat je probeert je zelf te ontwikkelen en dat je niet alleen jezelf denkt maar ook aan de organisatie.

#8 Jouw mening telt!

Je mening vormen en beargumenteren vóór het gesprek is 1, je mening durven geven tijdens het gesprek is weer een stap verder. Heb jij ergens een kritische mening en twijfel je of je deze naar voren moet brengen? Onthoud dat dit gesprek er is om jou verder te helpen. Jij wordt er beter van als je de knelpunten aankaart, omdat je leidinggevende vaak degene is die jou hiermee het beste kan helpen.

Het kan voorkomen dat de kritiek die je hebt over de leidinggevende zelf gaat. Ook hier is het belangrijk om je mening te geven. Vaak waardeert je leidinggevende opbouwende kritiek! Let wel op; niet iedereen kan hier mee omgaan. Probeer daarom je kritiek tactvol te brengen en breng het vanuit jouw perpectief. Geef aan hoe het functioneren van jouw leidinggevende effect heeft op jou.

Lees deze 7 redenen waarom het belangrijk is je mening te geven op het werk. 

#9 Maak afspraken

Door concrete afspraken te maken over de zaken die besproken zijn, worden de verwachtingen die je leidinggevende van je heeft overzichtelijker. Door afspraken te maken kun je verwachtingen meetbaar maken en ontwikkelpunten vaststellen. Daarbij is het prettig om concrete doelen te hebben zodat je er aan kan werken en het achteraf inzichtelijk is of je deze behaald hebt.

#10 Tot slot

Je leidinggevende maakt na het gesprek een verslag over wat er besproken is. Er wordt gevraagd of jij dit wilt lezen en akkoord gaat. Teken niet voor akkoord als je het niet eens bent de rapportage. Ga dan in gesprek en leg uit waarom jij denkt dat dit niet overeenkomt met wat er besproken is.

Tot slot is het van belang dat als je ergens echt mee zit, je dit eerder aankaart in plaats van te wachten op je functioneringsgesprek. Ook bij conflicten op de werkvloer is het belangrijk dat je niet wacht tot het functioneringsgesprek. Hoe je met conflicten omgaat lees je hier. 

Zie het functioneringsgesprek als een kans

Door je eerste functioneringsgesprek als een kans te zien en deze met beide handen aan te grijpen kun je veel profijt hebben van het gesprek! Door terug- en vooruit te blikken kom je er achter welke punten jij belangrijk vindt om te bespreken. Zorg ervoor dat deze op de agenda komen en participeer! Op deze manier voer jij een uitstekend eerste functioneringsgesprek!

Stelling: Tijdens een functioneringsgesprek mag je kritiek hebben op je leidinggevende.

Eens of oneens? Laat het ons weten in een reactie?