10 tips om beter te communiceren op de werkvloer

Beter communiceren begint bij jezelf, maar er zijn ook genoeg manieren om je collega’s te helpen. Hieronder geven we 10 tips om beter te communiceren op de werkvloer.

10 tips om de communicatie te verbeteren

#1 Luisteren

Luisteren klinkt simpel, maar is vaak moeilijker dan gedacht. Het gebeurt regelmatig dat we onze gesprekspartner onderbreken als we het oneens met ze zijn. Probeer te voorkomen dat je alleen luistert om vervolgens zo spoedig mogelijk zelf aan het woord te komen.

Iemand die geen kans krijgt om uit te praten, heeft het idee dat er niet naar hem/haar geluisterd wordt. Daarbij zal iemand die onderbroken wordt nooit geloven dat je hun punt helemaal begrepen hebt. Door de ander zijn/haar verhaal te laten afmaken en goed te luisteren naar de kern van het verhaal, voelt je gesprekspartner zich gewaardeerd en zal de ander meer begrip hebben voor het punt dat jij maakt.

Goed luisteren is essentieel om een verhaal te begrijpen en goede vragen te kunnen stellen. Dat zorgt er vervolgens weer voor dat het gesprek meer diepgang krijgt, waardoor je tot betere ideeën komt en/of betere beslissingen neemt.

#2 Kies geen kant

Bij een meningsverschil tussen collega’s zijn er twee of meerdere kanten. Als er geen overduidelijke keuze is, dan is het lastig om een keuze te maken.

Het beste wat je dan kan doen is geen kant kiezen, maar (indien mogelijk) op zoek te gaan naar een gezamenlijke oplossing waarbij de overeenkomsten worden gedeeld in plaats van de verschillen. Het is niet altijd mogelijk, maar probeer een win-win te zoeken. Benadruk vervolgens de overeenkomsten van de twee kanten zodat beiden betrokken zijn bij het resultaat.

#3 Denk in oplossingen in plaats van problemen

Regelmatig gaan discussies of vergaderingen over problemen en hoe deze tot stand komen. Natuurlijk is het van waarde om hierover te praten, maar de oplossing is veel belangrijker. Als de focus op de problemen ligt is de kans groot dat er naar elkaar gewezen wordt en er conflicten ontstaan.

Een betere aanpak is door op zo'n moment in oplossingen te denken en te communiceren. Oplossingsgericht communiceren is je uitspreken in de vorm van oplossingen.

De focus op oplossingen maakt de weg vrij voor een positieve en effectieve manier om vooruitgang te boeken. Leg daarom geen problemen op tafel, maar oplossingen!

#4 Bied je excuses aan voor je fouten

Iedereen maakt fouten, jij ook. In de ogen van je collega’s is het maken van een fout vervelend. Het niet toegeven van een fout en/of geen excuses aanbieden is echter een veel grotere ergernis.

Vaak speelt onze trots hier een rol in. Als we onze fouten niet toegeven dan blijven we vastzitten, luisteren we niet meer en ontstaan er conflicten.

Wees de persoon die kan toegeven dat je ongelijk had en communiceer dit ook. Wanneer je dit doet, zul je merken dat je sneller gewaardeerd wordt, de betrokkenen gelukkiger zijn en de problemen veel makkelijker op te lossen zijn.

#5 Wees positief

Positief zijn is niet altijd even makkelijk, iedereen heeft goede en slechte dagen. Toch zul je merken je veel positiviteit om je heen ervaart, als je zelf een positieve houding aanneemt. Dit werkt ook andersom, een negatieve houding trekt negativiteit aan.

Door een positieve houding aan te nemen zorg je ervoor dat mensen zien dat je openstaat voor contact. Je collega’s voelen zich hierdoor prettig, vertrouwd en ze zijn sneller geneigd om zich open te stellen. Zorg voor een open lichaamshouding, gebruik positieve termen, lach veel en maak veel oogcontact.

Een positieve houding zorgt er daarnaast ook voor dat je met meer plezier naar je werk toe gaat.

#6 Feedback

Feedback speelt een grote rol in de communicatie. Als feedback op een negatieve manier gegeven wordt, komt er mogelijk veel frustratie los, wat kan leiden tot verhitte discussies. Een andere grote fout is het vermijden van feedback. Als mensen op de werkvloer hun negatieve feedback niet uitspreken, komt dit de werksfeer zeker niet ten goede.

Een goede eerste stap is het vragen naar feedback op je eigen gedrag en functioneren. En ja, hier zullen waarschijnlijk ook kritische dingen naar voren komen.

Probeer dit te zien als opbouwende kritiek en accepteer dat een ander dit op deze manier ervaart. Blijf luisteren, laat het bezinken en bedank de ander voor het geven van zijn/haar mening.

Door zelf te vragen naar feedback zullen collega’s meer openstaan voor jouw feedback. Let altijd op de timing van het geven van je feedback. Zorg dat je voldoende tijd hebt en schiet het niet ergens kort tussendoor. Bespreek daarnaast altijd het gedrag van de persoon en niet de persoon zelf. Zoek een goede verhouding tussen positieve en negatieve feedback.

#7 Complimenteer

Op de werkvloer zijn er veel mensen die zich ondergewaardeerd voelen. Vaak worden ze niet echt ondergewaardeerd, maar ervaren zij dat wel zo omdat de waardering veel te weinig gecommuniceerd wordt. 

Door vaker complimenten te geven aan je collega’s geef je persoonlijke aandacht en waardering. Hierdoor raken je collega’s gemotiveerd en kom jij opmerkzaam en aardig over. Probeer duidelijk en opvallend te complimenteren. Daarmee leg je het onderscheid tussen een echt compliment en een opmerking tussendoor.

Vermijd te allen tijden het roddelen over collega’s. Je komt slecht over en als jouw collega’s erachter komen dat je achter hun rug om kritiek levert, maak je een hoop kapot binnen de bedrijfssfeer.

#8 Geef iedereen een kans

Sommige mensen spreken zich een stuk makkelijker uit dan anderen en het zijn vaak dezelfde personen die het voortouw nemen in vergaderingen en discussies. Deze personen overschaduwen de wat voorzichtige personen in een vergadering. Deze mensen hebben vaak net zulke goede ideeën, argumenten en inzichten als anderen, maar zijn te bang om deze te delen.

Door standaard iedereen een beurt te geven en te betrekken in vergaderingen, voorkom je dat de voorzichtige collega’s op de achtergrond acteren. Geef bij elke meeting iedereen de kans om zich uit te spreken en collega’s zullen meer open durven te spreken. Collega's zullen hierdoor beter met elkaar communiceren. 

#9 Communiceer concreet

Goed communiceren staat niet gelijk aan veel communiceren. Duidelijkheid in je communicatie is beter dan onnodig lange of gedetailleerde verhalen. Dit voorkomt verwarring en irritatie.

Leg de focus op de kern van je verhaal en communiceer in eerste instantie op een manier waardoor de boodschap meteen duidelijk is. Je collega’s kunnen altijd doorvragen op je verhaal en om toelichting vragen.

#10 Werk samen

Afdelingen en teams die samenwerken presteren beter dan teams die niet goed met elkaar overweg kunnen. Samenwerken is daarom essentieel op de werkvloer. Een van de belangrijkste punten om goed samen te werken is goede communicatie.

Bovenstaande tips leiden tot betere communicatie en maken het mogelijk om beter samen te werken. Wat daarbij nog belangrijk is, is dat jij je behulpzaam opstelt. Je collega’s kunnen jouw werk een stuk makkelijker maken en dit kan alleen als iedereen bereid is elkaar te helpen. Help een collega als hij/zij daarom vraagt. Zorg dat je collega’s weten dat je klaar staat om te helpen, dan zullen ze dit ook sneller bij je terug doen.

Een goede manier om de communicatie en de samenwerking te verbeteren is teambuilding. Dit soort activiteiten vergroot het vertrouwen in elkaar, bevordert de onderlinge samenwerking, draagt bij aan effectieve communicatie en zorgt voor een ontspannen sfeer.

Verbeter de communicatie

Goede communicatie is vaak de sleutel tot succes. Door open te staan voor feedback, collega’s te helpen en iedereen een kans te geven, bouw je samen aan betere communicatie. Blijf goed luisteren, blijf positief en communiceer concreet. Zo voorkom je irritaties en verwarring.

Goede communicatie leidt tot een goede samenwerking en zorgt voor meer productiviteit, positievere resultaten en meer successen. Hierdoor voelen jij en je collega’s waardering en is iedereen gemotiveerd en betrokken!

  Update: Dit blog over beter communiceren verscheen voor het eerst op 29 januari 2019 en werd op 22 juli 2024 geactualiseerd.

Stelling: Goede communicatie is de sleutel tot een goede samenwerking.

Laat het ons weten in een reactie!